Primjer: računovodstveni servis s četiri računovotkinje i voditeljicom koji radi za otprilike četrdeset klijenata. Svaki mjesec ponavlja se isto: prikupiti ulazne i izlazne račune, knjižiti izvode, obračunati plaće, predati PDV prijavu i zaključiti mjesec. Rokovi su u tablici koju voditeljica ažurira ponedjeljkom, a dogovori s klijentima u e-pošti pojedinih kolegica. Kad se jedna razboli, nitko ne zna točno gdje je stala i što još nedostaje.
Riječ je o ilustrativnom primjeru koji poznaje mnogi servis. U nastavku je opisano kako takav tim urediti u NodiTeamu: svaki klijent ima svoj projekt, svaki mjesečni rok je task s odgovornom osobom, a sati se upisuju na taskove i iz njih nastaje račun.
Što je otežavalo rad
- ✓Rokovi su bili u tablici koja je uvijek bila pomalo zastarjela.
- ✓Tko kod kojeg klijenta što radi, znala je samo svaka za sebe.
- ✓Pred kraj mjeseca posao se gomilao kod jedne osobe, dok je druga imala vremena.
- ✓Dodatni rad za klijente (savjetovanje, posebna izvješća) naplaćivao se napamet ili nikako.
Projekt za svakog klijenta
Voditeljica u Rad → Projekti za svakog klijenta otvori projekt i pri uređivanju doda klijenta. Sati na taskovima tog projekta kasnije se sami nude tom klijentu za račun. Veći klijenti mogu imati potprojekte, npr. zasebno za plaće i za knjigovodstvo.
Na početku mjeseca voditeljica na ploču svakog projekta doda taskove za taj mjesec:
- 1Doda task s jasnim naslovom, npr. »PDV prijava za listopad«.
- 2Odabere izvršiteljicu, Početak i Rok te prioritet, kod zakonskih rokova visok ili hitan.
- 3Upiše Procjenu sati, da se kasnije vidi je li posla bilo više nego obično.
- 4Korake podijeli na podzadatke: ulazni računi, izlazni računi, banka, kontrola, predaja. Napredak se vidi na kartici.
- 5Kad je posao gotov, izvršiteljica premjesti task u stupac Na pregledu, a voditeljica ga provjeri i zaključi.
Pitanja o klijentu ostaju u komentarima na tasku, ne u osobnoj e-pošti. Ako task preuzme druga kolegica, vidi cijeli razgovor i priložene datoteke. Zahtjev koji stigne u Chatu može se pretvoriti u task izravno iz poruke.
Rokovi na vremenskoj crti po ljudima
Na stranici projekata gumb Vremenska crta prikazuje svaki task kao traku od početka do roka. Prikaz za 2 tjedna ili mjesec grupiran Po ljudima odmah pokazuje kod koga se rokovi gomilaju u zadnjem tjednu mjeseca. Voditeljica može task na vrijeme prebaciti drugoj kolegici, prije nego postane hitan. Taskovi koji kasne obrubljeni su crveno, a crvena okomita crta označava današnji dan.
Svaka računovotkinja na nadzornoj ploči vidi svoj posao, a voditeljica taskove koji čekaju pregled. Na ploči se taskovi filtriraju po projektu, izvršitelju i prioritetu, a u prikazu Popis svi su projekti s taskovima i statusima na jednom mjestu. Tjedni pregled rokova voditeljica doda gumbom Dodaj sastanak, s ponavljanjem i sudionicima, pa je svaki ponedjeljak u kalendaru svih.
Dodatne želje klijenata
Klijenti često traže nešto što nije dio mjesečnog posla: izvješće za banku, pomoć oko zahtjeva, savjet. Voditeljica u Rad → Želje klijenata klikne Pozovi klijenta i pošalje mu poveznicu na portal za klijente. Na portalu klijent vidi samo svoje želje, odgovore i stanje. Gumbom Planiraj voditeljica upiše procjenu sati i projekt, nastane task, a klijent dobije e-poštu pri svakoj promjeni stanja.
Sati i mjesečni račun
Računovotkinje sate upisuju u Izvješća o radu → Dnevnik rada i pri upisu odaberu task. Stavka koja je svaki mjesec ista, npr. redovno mjesečno knjigovodstvo klijenta, označi se s Ponavljaj svaki mjesec i sama se dodaje u svaki sljedeći mjesec.
Kad administrator uključi račune iz taskova, voditeljica na početku mjeseca u Financije → Taskovi za račun odabere klijenta. Vidi retke po taskovima i osobama sa satima i cijenom po satu, a s Dodaj režijski rad doda sate koji nisu bili ni na jednom tasku. Zatim Dalje na račun otvori obrazac računa sa svim retcima. Svaki upis sati naplaćuje se samo jednom, pa sljedeći mjesec ostaju samo novi sati.
Što se promijenilo
Mjesečni rokovi više nisu u tablici, nego na ploči svakog klijenta, s odgovornom osobom i rokom. Na vremenskoj crti voditeljica vidi gdje će biti gužva prije nego nastane. Kad je netko odsutan, kolegica preuzme task s cijelim razgovorom i podzadacima. Dodatni rad za klijente zapisan je kao task sa satima pa više ne ostaje nenaplaćen.