Exemple : un cabinet comptable avec quatre comptables et une responsable qui travaille pour une quarantaine de clients. Chaque mois, le même travail revient : collecter les factures d’achat et de vente, saisir la banque, établir la paie, déposer la déclaration de TVA et clôturer le mois. Les échéances sont dans un tableur que la responsable met à jour le lundi, et les échanges avec les clients dans la boîte mail de chaque collaboratrice. Quand l’une d’elles est malade, personne ne sait exactement où elle s’est arrêtée ni ce qui manque encore.
C’est un exemple illustratif que beaucoup de cabinets reconnaîtront. Voici comment organiser une telle équipe dans NodiTeam : chaque client a son projet, chaque échéance mensuelle est une tâche avec une responsable, et les heures saisies sur les tâches deviennent une facture.
Ce qui compliquait le travail
- ✓Les échéances étaient dans un tableur toujours un peu en retard sur la réalité.
- ✓Qui faisait quoi pour quel client, chacune ne le savait que pour elle-même.
- ✓Avant la fin du mois, le travail s’accumulait sur une personne pendant qu’une autre avait de la marge.
- ✓Le travail supplémentaire pour les clients (conseil, états spécifiques) était facturé de mémoire, ou pas du tout.
Un projet pour chaque client
Dans Travail → Projets, la responsable ouvre un projet pour chaque client et y ajoute le client lors de la modification. Les heures saisies sur les tâches de ce projet sont ensuite proposées à ce client pour la facture. Les gros clients peuvent avoir des sous-projets, par exemple un pour la paie et un pour la comptabilité.
En début de mois, la responsable ajoute sur le tableau de chaque projet les tâches du mois :
- 1Elle crée une tâche au titre clair, par exemple « Déclaration de TVA d’octobre ».
- 2Elle choisit la personne, le Début et l’Échéance, ainsi que la priorité, haute ou urgente pour les échéances légales.
- 3Elle saisit les Heures estimées, pour voir ensuite si le travail a pris plus de temps que d’habitude.
- 4Elle découpe les étapes en sous-tâches : achats, ventes, banque, contrôle, dépôt. L’avancement se voit directement sur la carte.
- 5Une fois le travail fait, la comptable déplace la tâche dans la colonne En relecture, la responsable la vérifie et la clôt.
Les questions sur le client restent dans les commentaires de la tâche, pas dans une boîte mail personnelle. Si une collègue reprend la tâche, elle voit tout l’échange et les fichiers joints. Une demande arrivée dans le Chat peut devenir une tâche directement depuis le message.
Les échéances sur une chronologie par personne
Sur la page des projets, le bouton Chronologie affiche chaque tâche comme une barre du début à l’échéance. La vue sur 2 semaines ou sur un mois, regroupée Par personne, montre tout de suite chez qui les échéances s’accumulent la dernière semaine du mois. La responsable peut confier une tâche à une collègue à temps, avant qu’elle ne devienne urgente. Les tâches en retard sont encadrées en rouge et une ligne verticale rouge marque le jour même.
Chaque comptable voit son travail sur le tableau de bord, la responsable les tâches en attente de relecture. Sur le tableau, on filtre les tâches par projet, personne et priorité, et la vue Liste rassemble tous les projets avec leurs tâches et statuts. La responsable ajoute le point hebdomadaire sur les échéances avec Ajouter une réunion, avec répétition et participants, pour qu’il figure chaque lundi dans le calendrier de toutes.
Les demandes supplémentaires des clients
Les clients demandent souvent des choses hors du travail mensuel : un état pour la banque, de l’aide pour un dossier, un conseil. Dans Travail → Demandes des clients, la responsable clique sur Inviter un client et lui envoie le lien du portail client. Sur le portail, le client ne voit que ses propres demandes, les réponses et leur statut. Avec Planifier, la responsable saisit les heures estimées et le projet, une tâche est créée, et le client reçoit un e-mail à chaque changement de statut.
Les heures et la facture mensuelle
Les comptables saisissent leurs heures dans Rapports de travail → Journal de travail et choisissent la tâche concernée. Une ligne identique chaque mois, comme la tenue comptable courante d’un client, est cochée Répéter chaque mois et s’ajoute seule à chaque mois suivant.
Quand l’administrateur active la facturation à partir des tâches, la responsable ouvre en début de mois Finances → Tâches à facturer et choisit un client. Elle voit les lignes par tâche et par personne avec les heures et le taux horaire, et Ajouter du travail en régie ajoute les heures qui n’étaient sur aucune tâche. Ensuite, Continuer vers la facture ouvre le formulaire de facture avec toutes les lignes. Chaque saisie d’heures n’est facturée qu’une fois : le mois suivant, il ne reste que les nouvelles heures.
Ce qui a changé
Les échéances mensuelles ne sont plus dans un tableur mais sur le tableau de chaque client, avec une responsable et une date. Sur la chronologie, la responsable voit où sera le rush avant qu’il n’arrive. Quand quelqu’un est absent, une collègue reprend la tâche avec tout l’échange et ses sous-tâches. Le travail supplémentaire pour les clients est enregistré comme tâche avec des heures et n’échappe plus à la facturation.
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