Primer: računovodski servis s štirimi računovodkinjami in vodjo dela za približno štirideset strank. Vsak mesec se ponovi isto: zbrati prejete in izdane račune, knjižiti banko, obračunati plače, oddati obračun DDV in zaključiti mesec. Roki so v razpredelnici, ki jo vodja posodablja ob ponedeljkih, dogovori s strankami pa v e-pošti posameznih sodelavk. Ko ena zboli, nihče ne ve natančno, pri kateri stranki je ostala in kaj še manjka.
Gre za ponazoritev, kakršno pozna marsikateri servis. V nadaljevanju je opisano, kako tako ekipo uredite v NodiTeamu: vsaka stranka ima svoj projekt, vsak mesečni rok je task z odgovorno osebo, ure pa se vpisujejo na taske in iz njih nastane račun.
Kaj je oviralo delo
- ✓Roki so bili v razpredelnici, ki je bila vedno malo zastarela.
- ✓Kdo pri kateri stranki kaj dela, je vedela samo vsaka zase.
- ✓Pred koncem meseca se je delo nakopičilo pri eni osebi, druga pa je imela prostor.
- ✓Dodatno delo za stranke (svetovanje, posebna poročila) se je zaračunalo na pamet ali pa sploh ne.
Projekt za vsako stranko
Vodja v Delo → Projekti za vsako stranko odpre projekt in mu pri urejanju doda stranko. Ure na taskih tega projekta se tako kasneje same ponudijo tej stranki za račun. Večje stranke imajo lahko podprojekte, na primer posebej za plače in posebej za knjigovodstvo.
Na začetku meseca vodja na tablo vsakega projekta doda taske za ta mesec:
- 1Doda task z jasnim naslovom, na primer »Obračun DDV za oktober«.
- 2Izbere izvajalko, Začetek in Rok ter prioriteto, pri zakonskih rokih visoko ali nujno.
- 3Vpiše Oceno ur, da se kasneje vidi, ali je bilo dela več kot običajno.
- 4Korake razdeli na podtaske: prejeti računi, izdani računi, banka, kontrola, oddaja. Napredek se vidi kar na kartici.
- 5Ko je delo končano, izvajalka task premakne v stolpec V pregledu, vodja ga preveri in zaključi.
Vprašanja o stranki ostanejo v komentarjih na tasku, ne v osebni e-pošti. Če task prevzame druga sodelavka, vidi celoten pogovor in pripete datoteke. Zahtevo, ki pride v Klepetu, lahko spremenite v task neposredno iz sporočila.
Roki na časovnici po ljudeh
Na strani projektov vodja z gumbom Časovnica vidi vsak task kot trak od začetka do roka. Pogled za 2 tedna ali mesec združi po ljudeh in takoj vidi, pri kom se roki nakopičijo v zadnjem tednu meseca. Task lahko pravočasno prestavi drugi sodelavki, preden postane nujen. Taski, ki zamujajo, so obrobljeni rdeče, rdeča navpična črta pa označuje današnji dan.
Vsaka sodelavka na nadzorni plošči vidi svoje delo, vodja pa taske, ki čakajo na pregled. Na tabli lahko taske filtrirate po projektu, izvajalcu in prioriteti, v pogledu Seznam pa so vsi projekti s taski in statusi na enem mestu. Tedenski pregled rokov vodja doda na nadzorno ploščo z gumbom Dodaj sestanek, s ponavljanjem in udeleženci, tako da je vsak ponedeljek v koledarju vseh.
Dodatne želje strank
Stranke pogosto prosijo za kaj, kar ni del mesečnega dela: poročilo za banko, pomoč pri vlogi, svetovanje. Vodja v Delo → Želje strank klikne Povabi stranko in ji pošlje povezavo do portala. Stranka na portalu vidi samo svoje želje, odgovore in stanje. Z Načrtuj vodja vpiše oceno ur in projekt, nastane task, stranka pa ob vsaki spremembi stanja dobi e-pošto.
Ure in mesečni račun
Sodelavke ure vpisujejo v Poročila dela → Dnevnik dela in pri vpisu izberejo task. Postavka, ki je vsak mesec enaka, na primer redno mesečno knjigovodstvo stranke, se označi s Ponavljaj vsak mesec in se sama doda v vsak naslednji mesec.
Ko skrbnik vklopi račune iz taskov, vodja na začetku meseca v Finance → Taski za račun izbere stranko. Vidi vrstice po taskih in osebah z urami in ceno na uro, z Dodaj režijsko delo pa doda še ure, ki niso bile na nobenem tasku. Nato klikne Naprej na račun in račun izda prek FURS ali pripravi osnutek v Minimaxu. Vsak vpis ur se zaračuna samo enkrat, zato naslednji mesec ostanejo le nove ure.
Kaj se je spremenilo
Mesečni roki niso več v razpredelnici, ampak na tabli vsake stranke, z odgovorno osebo in rokom. Vodja na časovnici vidi, kje bo gneča, še preden nastane. Ko je kdo odsoten, kolegica prevzame task s celotnim pogovorom in podtaski. Dodatno delo za stranke je zapisano kot task z urami, zato ne ostane nezaračunano.