Beispiel: ein Buchhaltungsbüro mit vier Buchhalterinnen und einer Leiterin, das für rund vierzig Mandanten arbeitet. Jeden Monat wiederholt sich dasselbe: Eingangs- und Ausgangsrechnungen einsammeln, Bankauszüge buchen, Löhne abrechnen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben und den Monat abschließen. Die Fristen stehen in einer Tabelle, die die Leiterin montags aktualisiert, die Absprachen mit Mandanten im Postfach der jeweiligen Kollegin. Fällt jemand krankheitsbedingt aus, weiß niemand genau, wo sie stehen geblieben ist und was noch fehlt.
Das ist ein anschauliches Beispiel, wie es viele Büros kennen. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie ein solches Team in NodiTeam organisieren: Jeder Mandant hat sein Projekt, jede Monatsfrist ist ein Task mit einer verantwortlichen Person, und die Stunden werden auf Tasks erfasst und daraus abgerechnet.
Was die Arbeit behindert hat
- ✓Die Fristen standen in einer Tabelle, die immer ein wenig veraltet war.
- ✓Wer bei welchem Mandanten was tut, wusste nur jede für sich.
- ✓Vor Monatsende stapelte sich die Arbeit bei einer Person, während eine andere noch Luft hatte.
- ✓Zusatzarbeit für Mandanten (Beratung, Sonderauswertungen) wurde aus dem Gedächtnis oder gar nicht abgerechnet.
Ein Projekt für jeden Mandanten
Unter Arbeit → Projekte legt die Leiterin für jeden Mandanten ein Projekt an und trägt beim Bearbeiten den Kunden ein. Die Stunden auf den Tasks dieses Projekts werden später automatisch diesem Kunden zur Abrechnung angeboten. Größere Mandanten können Unterprojekte haben, etwa eines für die Lohnabrechnung und eines für die Buchhaltung.
Zu Monatsbeginn legt die Leiterin auf dem Board jedes Projekts die Tasks für diesen Monat an:
- 1Sie legt einen Task mit klarem Titel an, zum Beispiel »Umsatzsteuer-Voranmeldung Oktober«.
- 2Sie wählt die zuständige Person, Start und Fällig am sowie die Priorität, bei gesetzlichen Fristen hoch oder dringend.
- 3Sie trägt die Geschätzten Stunden ein, damit später sichtbar ist, ob es mehr Arbeit war als üblich.
- 4Sie teilt die Schritte in Teilaufgaben auf: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bank, Kontrolle, Abgabe. Der Fortschritt ist direkt auf der Karte zu sehen.
- 5Ist die Arbeit erledigt, schiebt die Buchhalterin den Task in die Spalte In Prüfung, die Leiterin prüft und schließt ihn ab.
Fragen zum Mandanten bleiben in den Kommentaren des Tasks statt im persönlichen Postfach. Übernimmt eine Kollegin den Task, sieht sie den ganzen Verlauf und die angehängten Dateien. Eine Anfrage, die im Chat ankommt, lässt sich direkt aus der Nachricht in einen Task umwandeln.
Fristen auf der Zeitleiste nach Person
Auf der Projektseite zeigt die Schaltfläche Zeitleiste jeden Task als Balken vom Start bis zur Fälligkeit. In der Ansicht für 2 Wochen oder einen Monat, gruppiert Nach Person, sieht die Leiterin sofort, bei wem sich die Fristen in der letzten Monatswoche stauen. Sie kann einen Task rechtzeitig einer Kollegin geben, bevor er dringend wird. Überfällige Tasks sind rot umrandet, eine rote senkrechte Linie markiert den heutigen Tag.
Jede Buchhalterin sieht ihre Arbeit auf der Übersicht, die Leiterin die Tasks, die auf Prüfung warten. Auf dem Board lassen sich Tasks nach Projekt, Person und Priorität filtern, in der Ansicht Liste stehen alle Projekte mit Tasks und Status an einem Ort. Die wöchentliche Fristenbesprechung legt die Leiterin mit Besprechung hinzufügen an, mit Wiederholung und Teilnehmern, sodass sie jeden Montag bei allen im Kalender steht.
Zusätzliche Wünsche von Mandanten
Mandanten bitten oft um Dinge außerhalb der Monatsarbeit: eine Auswertung für die Bank, Hilfe bei einem Antrag, eine Beratung. Unter Arbeit → Kundenwünsche klickt die Leiterin auf Kunden einladen und schickt den Link zum Kundenportal. Dort sieht der Mandant nur seine eigenen Wünsche, die Antworten und den Status. Mit Planen trägt die Leiterin geschätzte Stunden und Projekt ein, es entsteht ein Task, und der Mandant bekommt bei jeder Statusänderung eine E-Mail.
Stunden und die Monatsrechnung
Die Buchhalterinnen erfassen ihre Stunden unter Arbeitsberichte → Arbeitsprotokoll und wählen dabei den Task. Ein Eintrag, der jeden Monat gleich ist, etwa die laufende Buchhaltung eines Mandanten, wird mit Jeden Monat wiederholen markiert und erscheint automatisch in jedem folgenden Monat.
Hat der Administrator die Abrechnung aus Tasks eingeschaltet, wählt die Leiterin zu Monatsbeginn unter Finanzen → Tasks zur Abrechnung einen Mandanten. Sie sieht Zeilen nach Task und Person mit Stunden und Stundensatz, mit Regiearbeit hinzufügen ergänzt sie Stunden, die auf keinem Task lagen. Dann öffnet Weiter zur Rechnung das Rechnungsformular mit allen Zeilen. Jeder Stundeneintrag wird nur einmal abgerechnet, im nächsten Monat bleiben also nur die neuen Stunden.
Was sich geändert hat
Die Monatsfristen stehen nicht mehr in einer Tabelle, sondern auf dem Board jedes Mandanten, mit zuständiger Person und Fälligkeit. Auf der Zeitleiste sieht die Leiterin den Engpass, bevor er entsteht. Fällt jemand aus, übernimmt eine Kollegin den Task mit dem ganzen Verlauf und den Teilaufgaben. Zusatzarbeit für Mandanten ist als Task mit Stunden erfasst und bleibt nicht mehr unberechnet.