Esempio: uno studio contabile con quattro contabili e una responsabile che lavora per circa quaranta clienti. Ogni mese si ripete lo stesso lavoro: raccogliere le fatture di acquisto e di vendita, registrare la banca, elaborare le buste paga, inviare la liquidazione IVA e chiudere il mese. Le scadenze sono su un foglio di calcolo che la responsabile aggiorna il lunedì, gli accordi con i clienti nella casella di posta di ciascuna collega. Quando qualcuna si ammala, nessuno sa con precisione a che punto fosse e cosa manchi ancora.
È un esempio illustrativo che molti studi conoscono. Di seguito vediamo come organizzare un team così in NodiTeam: ogni cliente ha il suo progetto, ogni scadenza mensile è un task con una persona responsabile e le ore registrate sui task diventano una fattura.
Cosa ostacolava il lavoro
- ✓Le scadenze erano su un foglio di calcolo sempre un po’ superato.
- ✓Chi facesse cosa per quale cliente lo sapeva solo ciascuna per sé.
- ✓Prima di fine mese il lavoro si accumulava su una persona mentre un’altra aveva tempo libero.
- ✓Il lavoro extra per i clienti (consulenze, report speciali) si fatturava a memoria o non si fatturava affatto.
Un progetto per ogni cliente
In Lavoro → Progetti la responsabile apre un progetto per ogni cliente e, modificandolo, aggiunge il cliente. Le ore sui task di quel progetto verranno poi proposte a quel cliente per la fattura. I clienti più grandi possono avere sottoprogetti, per esempio uno per le paghe e uno per la contabilità.
All’inizio del mese la responsabile aggiunge sulla bacheca di ogni progetto i task del mese:
- 1Aggiunge un task con un titolo chiaro, per esempio «Liquidazione IVA di ottobre».
- 2Sceglie la persona, Inizio e Scadenza e la priorità, alta o urgente per le scadenze di legge.
- 3Inserisce le Ore stimate, così in seguito si vede se il lavoro è stato più del solito.
- 4Divide i passaggi in sottoattività: fatture di acquisto, fatture di vendita, banca, controllo, invio. L’avanzamento si vede direttamente sulla scheda.
- 5Finito il lavoro, la contabile sposta il task nella colonna In revisione, la responsabile lo controlla e lo chiude.
Le domande sul cliente restano nei commenti del task, non nella posta personale. Se una collega prende in carico il task, vede tutta la conversazione e i file allegati. Una richiesta che arriva in Chat si trasforma in task direttamente dal messaggio.
Le scadenze sulla cronologia per persona
Nella pagina dei progetti il pulsante Cronologia mostra ogni task come una barra dall’inizio alla scadenza. La vista di 2 settimane o di un mese raggruppata Per persona mostra subito su chi si accumulano le scadenze nell’ultima settimana del mese. La responsabile può spostare per tempo un task a una collega, prima che diventi urgente. I task in ritardo sono bordati di rosso e una linea verticale rossa indica il giorno di oggi.
Ogni contabile vede il proprio lavoro sul cruscotto, la responsabile i task in attesa di revisione. Sulla bacheca si filtrano i task per progetto, persona e priorità, mentre la vista Elenco riunisce tutti i progetti con task e stati. La riunione settimanale sulle scadenze la responsabile la aggiunge con Aggiungi riunione, con ripetizione e partecipanti, così ogni lunedì è nel calendario di tutti.
Richieste aggiuntive dei clienti
I clienti chiedono spesso cose che non rientrano nel lavoro mensile: un report per la banca, un aiuto con una domanda, una consulenza. In Lavoro → Richieste dei clienti la responsabile clicca Invita cliente e invia il link al portale clienti. Sul portale il cliente vede solo le proprie richieste, le risposte e lo stato. Con Pianifica la responsabile inserisce le ore stimate e il progetto, nasce un task e il cliente riceve un’e-mail a ogni cambio di stato.
Le ore e la fattura mensile
Le contabili registrano le ore in Rapporti di lavoro → Registro del lavoro e scelgono il task. Una voce uguale ogni mese, come la contabilità ordinaria di un cliente, si segna con Ripeti ogni mese e viene aggiunta da sola a ogni mese successivo.
Quando l’amministratore attiva le fatture dai task, all’inizio del mese la responsabile apre Finanze → Task da fatturare e sceglie un cliente. Vede le righe per task e persona con ore e tariffa oraria, e con Aggiungi lavoro in economia aggiunge le ore che non erano su nessun task. Poi Continua alla fattura apre il modulo della fattura con tutte le righe. Ogni registrazione di ore si fattura una sola volta, quindi il mese dopo restano solo le ore nuove.
Cosa è cambiato
Le scadenze mensili non sono più su un foglio di calcolo ma sulla bacheca di ogni cliente, con persona e scadenza. Sulla cronologia la responsabile vede dove ci sarà affollamento prima che accada. Quando qualcuna è assente, una collega prende il task con tutta la conversazione e le sottoattività. Il lavoro extra per i clienti è registrato come task con le ore e non resta più senza fattura.