Příklad: účetní kancelář se čtyřmi účetními a vedoucí pracuje pro zhruba čtyřicet zákazníků. Každý měsíc se opakuje stejná práce: sběr přijatých a vydaných faktur, zaúčtování bankovních výpisů, zpracování mezd, podání přiznání k DPH a uzávěrka měsíce. Termíny se vedou v tabulce, kterou vedoucí aktualizuje v pondělí, zatímco dohody se zákazníky leží ve schránce každé účetní. Když je někdo nemocný, nikdo přesně neví, kde skončila a co ještě chybí.
Jde o ilustrativní příklad, ve kterém se pozná mnoho kanceláří. Níže je popsáno, jak takový tým zorganizovat v NodiTeam: každý zákazník má vlastní projekt, každý měsíční termín je úkol s odpovědnou osobou a hodiny se zapisují k úkolům a mění se ve fakturu.
Co překáželo
- ✓Termíny byly v tabulce, která byla vždy trochu zastaralá.
- ✓Jen každá účetní sama věděla, co pro kterého zákazníka dělá.
- ✓Před koncem měsíce se práce hromadila na jedné osobě, zatímco jiná měla volno.
- ✓Práce navíc pro zákazníky (poradenství, zvláštní výkazy) se fakturovala z paměti, nebo vůbec.
Projekt pro každého zákazníka
V části Práce → Projekty vedoucí založí projekt pro každého zákazníka a při úpravě k němu přidá zákazníka. Hodiny zapsané k úkolům tohoto projektu se pak tomuto zákazníkovi nabídnou k fakturaci. Větší zákazníci mohou mít podprojekty, například jeden pro mzdy a jeden pro účetnictví.
Na začátku měsíce vedoucí přidá úkoly daného měsíce na nástěnku každého projektu:
- 1Přidá úkol s jasným názvem, například „Přiznání k DPH za říjen“.
- 2Vybere osobu, Zahájení a Termín a prioritu, u zákonných lhůt vysokou nebo naléhavou.
- 3Zadá Odhadované hodiny, aby bylo později jasné, zda práce trvala déle než obvykle.
- 4Rozdělí kroky do podúkolů: přijaté faktury, vydané faktury, banka, kontroly, podání. Postup se zobrazuje přímo na kartě.
- 5Když je práce hotová, účetní přesune úkol do sloupce Ke kontrole a vedoucí ho zkontroluje a uzavře.
Dotazy k zákazníkovi zůstávají v komentářích úkolu, ne v něčí osobní schránce. Když úkol převezme kolegyně, vidí celou konverzaci i přiložené soubory. Požadavek, který přijde v Chatu, lze změnit v úkol přímo ze zprávy.
Termíny na časové ose podle osoby
Na stránce projektů ukáže tlačítko Časová osa každý úkol jako pruh od zahájení do termínu. Zobrazení na 2 týdny nebo měsíc seskupené Podle osoby hned ukáže, komu se termíny hromadí v posledním týdnu měsíce. Vedoucí může úkol včas přesunout na někoho jiného, dřív než začne hořet. Úkoly po termínu mají červený rámeček a červená svislá čára označuje dnešek.
Každá účetní vidí v přehledu svou práci a vedoucí vidí úkoly čekající na kontrolu. Na nástěnce lze úkoly filtrovat podle projektu, osoby a priority a zobrazení Seznam ukazuje všechny projekty s úkoly a stavy na jednom místě. Týdenní kontrolu termínů si vedoucí přidá do přehledu tlačítkem Přidat schůzku, s opakováním a účastníky, takže ji má každé pondělí v kalendáři každý.
Požadavky zákazníků navíc
Zákazníci často chtějí něco mimo měsíční práci: výkaz pro banku, pomoc se žádostí, radu. V části Práce → Požadavky zákazníků vedoucí klikne na Pozvat zákazníka a pošle mu odkaz na zákaznický portál. Na portálu zákazník vidí jen své požadavky, odpovědi a stav. Tlačítkem Naplánovat vedoucí zadá odhadované hodiny a projekt, vznikne úkol a zákazník dostane e-mail při každé změně stavu.
Hodiny a měsíční faktura
Účetní zapisují hodiny v části Výkazy práce → Deník práce a přitom vyberou úkol. Záznam, který je každý měsíc stejný, například pravidelné měsíční účetnictví zákazníka, označí jako Opakovat každý měsíc a ten se automaticky přidá do každého dalšího měsíce.
Jakmile správce zapne fakturaci z úkolů, vedoucí na začátku měsíce otevře Finance → Úkoly k fakturaci a vybere zákazníka. Vidí řádky podle úkolu a osoby s hodinami a hodinovou sazbou a tlačítkem Přidat režijní práci doplní hodiny, které nebyly u žádného úkolu. Poté Pokračovat k faktuře otevře formulář faktury se všemi řádky. Každá zapsaná hodina se vyfakturuje jen jednou, takže příští měsíc zbudou jen nové hodiny.
Co se změnilo
Měsíční termíny už nejsou v tabulce, ale na nástěnce každého zákazníka, s osobou a termínem. Na časové ose vedoucí vidí, kde nastane nával, dřív než přijde. Když někdo chybí, kolegyně převezme úkol i s celou konverzací a podúkoly. Práce navíc pro zákazníky se zaznamená jako úkol s hodinami, takže už nezůstane nevyfakturovaná.