Tim radi cijeli tjedan, a na ploči se ništa ne pomiče. Najčešći razlog nije lijenost, nego preveliki zadaci. »Nova web stranica« ili »Obnova CRM-a« nisu zadaci, nego projekti. Takva kartica tjednima stoji u stupcu U tijeku, a nitko ne zna koliko je napravljeno.
1. Zadatak neka bude velik najviše nekoliko dana rada
Dobar zadatak može se završiti za jedan do tri dana. Ako procjena prijeđe 16 sati, podijelite ga. »Košarica i plaćanje karticom« dobar je zadatak, »Web trgovina« nije.
2. Jasan kraj
Naziv zadatka treba reći kada je obavljen. »Uvoz 1.200 proizvoda iz Excela« ima jasan kraj, »Proizvodi« nemaju. Ako kraj ne znate zapisati, zadatak još nije spreman za ploču.
3. Jedan odgovoran, više pomagača
Na zadatku može raditi više ljudi, ali jedan neka bude glavni izvršitelj koji ga gura naprijed. Tako je uvijek jasno koga pitati.
4. Podzadaci za korake, ne za nove zadatke
Podzadaci su koraci unutar zadatka: povezivanje sa sustavom plaćanja, e-mail potvrde, testovi. Kad su svi označeni, zadatak je spreman za pregled. Ako podzadatak preraste u nešto samostalno, napravite od njega novi zadatak.
5. Procjena sati i usporedba
Svakom zadatku dajte procjenu sati. Nakon mjesec dana usporedite procjenu s upisanim satima po projektima. Brzo ćete vidjeti koje vrste posla redovito podcjenjujete.
6. Pregled prije zatvaranja
Stupac Na pregledu nije birokracija. Izvršitelj javi da je završio, voditelj potvrdi. Tako završeno zaista znači završeno, i za klijenta.
Ukratko
- Najviše nekoliko dana rada po zadatku.
- Naziv govori kada je obavljeno.
- Jedan glavni izvršitelj.
- Podzadaci za korake.
- Procjena sati i usporedba nakon mjesec dana.