Il team lavora tutta la settimana, ma sulla bacheca non si muove nulla. Il motivo più comune non è la pigrizia, ma attività troppo grandi. «Nuovo sito web» o «Rinnovo del CRM» non sono attività, sono progetti. Una scheda così resta per settimane nella colonna In corso e nessuno sa quanto è stato fatto.
1. Un’attività deve valere al massimo qualche giorno di lavoro
Una buona attività si chiude in uno-tre giorni. Se la stima supera le 16 ore, dividetela. «Carrello e pagamento con carta» è una buona attività, «Negozio online» no.
2. Una fine chiara
Il titolo dell’attività deve dire quando è conclusa. «Importare 1.200 prodotti da Excel» ha una fine chiara, «Prodotti» no. Se non sapete scrivere la fine, l’attività non è ancora pronta per la bacheca.
3. Un responsabile, più aiutanti
Sull’attività possono lavorare più persone, ma una deve essere l’assegnatario principale che la porta avanti. Così è sempre chiaro a chi chiedere.
4. Sottoattività per i passi, non per nuovi compiti
Le sottoattività sono passi all’interno dell’attività: collegamento al sistema di pagamento, e-mail di conferma, test. Quando sono tutte spuntate, l’attività è pronta per la revisione. Se una sottoattività diventa qualcosa di autonomo, trasformatela in una nuova attività.
5. Stima delle ore e confronto
Date a ogni attività una stima delle ore. Dopo un mese confrontate la stima con le ore registrate per progetto. Vedrete subito quali tipi di lavoro sottovalutate regolarmente.
6. Revisione prima della chiusura
La colonna In revisione non è burocrazia. L’assegnatario dice di aver finito, il responsabile conferma. Così completato significa davvero completato, anche per il cliente.
In breve
- Al massimo qualche giorno di lavoro per attività.
- Il titolo dice quando è conclusa.
- Un assegnatario principale.
- Sottoattività per i passi.
- Stima delle ore e confronto dopo un mese.