Das Team arbeitet die ganze Woche, doch auf dem Board bewegt sich nichts. Der häufigste Grund ist nicht Faulheit, sondern zu große Aufgaben. „Neue Website“ oder „CRM-Erneuerung“ sind keine Aufgaben, sondern Projekte. So eine Karte steht wochenlang in der Spalte In Arbeit, und niemand weiß, wie viel davon erledigt ist.
1. Eine Aufgabe umfasst höchstens ein paar Tage Arbeit
Eine gute Aufgabe lässt sich in ein bis drei Tagen abschließen. Liegt die Schätzung über 16 Stunden, teilen Sie sie auf. „Warenkorb und Kartenzahlung“ ist eine gute Aufgabe, „Onlineshop“ nicht.
2. Ein klares Ende
Der Titel der Aufgabe sollte sagen, wann sie erledigt ist. „Import von 1.200 Produkten aus Excel“ hat ein klares Ende, „Produkte“ nicht. Wenn Sie das Ende nicht aufschreiben können, ist die Aufgabe noch nicht bereit für das Board.
3. Ein Verantwortlicher, mehrere Helfer
An einer Aufgabe können mehrere Personen arbeiten, aber eine sollte der Hauptbearbeiter sein, der sie voranbringt. So ist immer klar, wen man fragt.
4. Unteraufgaben für Schritte, nicht für neue Aufgaben
Unteraufgaben sind Schritte innerhalb einer Aufgabe: Anbindung des Zahlungsanbieters, Bestätigungs-E-Mail, Tests. Sind alle abgehakt, ist die Aufgabe bereit für die Prüfung. Wächst eine Unteraufgabe zu etwas Eigenständigem, machen Sie daraus eine neue Aufgabe.
5. Stunden schätzen und vergleichen
Geben Sie jeder Aufgabe eine Stundenschätzung. Vergleichen Sie nach einem Monat die Schätzung mit den erfassten Stunden nach Projekten. Sie sehen schnell, welche Arten von Arbeit Sie regelmäßig unterschätzen.
6. Prüfung vor dem Abschluss
Die Spalte In Prüfung ist keine Bürokratie. Der Bearbeiter meldet, dass er fertig ist, die Leitung bestätigt. So bedeutet erledigt wirklich erledigt, auch für den Kunden.
Kurz gesagt
- Höchstens ein paar Tage Arbeit pro Aufgabe.
- Der Titel sagt, wann sie erledigt ist.
- Ein Hauptbearbeiter.
- Unteraufgaben für Schritte.
- Stunden schätzen und nach einem Monat vergleichen.