L’équipe travaille toute la semaine, mais rien ne bouge sur le tableau. La raison la plus fréquente n’est pas la paresse, mais des tâches trop grosses. « Nouveau site web » ou « Refonte du CRM » ne sont pas des tâches, ce sont des projets. Une telle carte reste des semaines dans la colonne En cours, et personne ne sait ce qui est fait.
1. Une tâche ne doit pas dépasser quelques jours de travail
Une bonne tâche se termine en un à trois jours. Si l’estimation dépasse 16 heures, découpez-la. « Panier et paiement par carte » est une bonne tâche, « Boutique en ligne » non.
2. Une fin claire
Le titre de la tâche doit dire quand elle est terminée. « Importer 1 200 produits depuis Excel » a une fin claire, « Produits » non. Si vous ne savez pas formuler la fin, la tâche n’est pas encore prête pour le tableau.
3. Un responsable, plusieurs renforts
Plusieurs personnes peuvent travailler sur une tâche, mais une seule doit en être le responsable principal, celui qui la fait avancer. Ainsi, on sait toujours à qui s’adresser.
4. Des sous-tâches pour les étapes, pas pour de nouvelles missions
Les sous-tâches sont les étapes d’une tâche : connexion au système de paiement, e-mail de confirmation, tests. Quand toutes sont cochées, la tâche est prête pour la revue. Si une sous-tâche devient quelque chose d’autonome, faites-en une nouvelle tâche.
5. Estimation des heures et comparaison
Donnez une estimation des heures à chaque tâche. Au bout d’un mois, comparez l’estimation aux heures saisies par projet. Vous verrez vite quels types de travail vous sous-estimez régulièrement.
6. Une revue avant la clôture
La colonne En revue n’est pas de la bureaucratie. Le responsable signale qu’il a fini, le chef d’équipe valide. Ainsi, terminé veut vraiment dire terminé, y compris pour le client.
En bref
- Quelques jours de travail au maximum par tâche.
- Le titre dit quand c’est terminé.
- Un seul responsable principal.
- Des sous-tâches pour les étapes.
- Estimation des heures et comparaison au bout d’un mois.
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