Primjer: web agencija sa šest developera i jednom voditeljicom projekata radi za dvadesetak klijenata. Zahtjevi stižu e-poštom, telefonom, porukama i na sastancima. Voditeljica ih upisuje u tablicu, developeri u svoje bilješke. Na kraju mjeseca pokaže se da je jedan zahtjev zapeo u sandučiću, drugi je napravljen dvaput, a za treći nitko ne zna tko ga ima.
Ovo je primjer za ilustraciju koji će prepoznati mnoge agencije. U nastavku je opisano kako takav tim organizirati u NodiTeamu: svaki klijent ima svoj projekt, svaki zahtjev postaje task s izvršiteljem i rokom, a ništa ne ostaje samo u nečijem sandučiću.
Što je otežavalo rad
- ✓Zahtjevi su bili razasuti po e-pošti, chatu i bilješkama sa sastanaka.
- ✓Nije bilo jasno tko radi što i do kada.
- ✓Za stanje projekta voditeljica je morala pitati svakog developera posebno.
- ✓Sati su se upisivali na kraju mjeseca napamet, pa se obračun nije slagao s obavljenim radom.
Projekt za svakog klijenta
U Rad → Projekti voditeljica za svakog klijenta otvori projekt i pri uređivanju mu doda klijenta. Veći klijenti mogu imati potprojekte, na primjer web stranicu i web trgovinu. Kad klijent potvrdi ponudu za veći posao, gumb Izradi projekt s taskovima od svake stavke ponude napravi task, a stavke u satima postaju procjena sati taska. Ništa se ne prepisuje.
Svaki zahtjev postaje task
Kad stigne novi zahtjev, voditeljica ga odmah prenese na ploču projekta:
- 1Na ploči projekta doda task s jasnim naslovom, na primjer „Obrazac za upit na stranici Kontakt“.
- 2Odabere izvršitelja (može ih biti više), Početak i Rok te prioritet: nizak, normalan, visok ili hitan.
- 3Upiše Procjenu sati i priloži datoteke koje je poslao klijent.
- 4Veći task podijeli na podtaskove, a napredak se vidi izravno na kartici.
- 5Kad developer završi, premjesti task u stupac Na pregledu. Voditeljica ga pregleda i zaključi ili vrati u rad.
Ploča ima stupce Ideje, Otvoreno, U radu, Na pregledu i Dovršeno. Pitanja i odgovori o tasku ostaju u komentarima na tasku, a ne u e-pošti, pa ih nađe i kolega koji task preuzme kasnije.
Zahtjev koji stigne u chatu ne ostaje zakopan u razgovoru: iz poruke u Chatu izravno se izradi task. S @ i imenom voditeljica spomene kolegu, koji dobije obavijest.
Rokovi na vremenskoj crti
U Rad → Projekti gumb Vremenska crta prikazuje svaki task kao traku od početka do roka. Prikaz za 2 tjedna, mjesec ili 3 mjeseca može se grupirati Po projektima ili Po ljudima. Taskovi koji kasne obrubljeni su crveno, a crvena okomita crta označava današnji dan. Tako voditeljica prije dogovora s novim klijentom vidi tko će u sljedećim tjednima biti slobodan i gdje se poslovi preklapaju.
Svaki developer na nadzornoj ploči vidi svoj posao, a voditeljica taskove koji čekaju pregled. Za stanje projekta više ne treba pitati svakoga posebno.
Tko više voli tablični prikaz, prebaci se na Popis: tamo su projekti i potprojekti s taskovima i statusima, uz brzo pretraživanje. Na ploči se taskovi mogu filtrirati po projektu, izvršitelju i prioritetu, pa voditeljica na sastanku ponedjeljkom za nekoliko sekundi pokaže što je ovaj tjedan hitno i tko je zadužen.
Manje želje klijenata putem portala
Manje želje klijenti šalju sami. U Rad → Želje klijenata voditeljica klikne Pozovi klijenta i pošalje mu poveznicu na portal za klijente. Na portalu klijent vidi samo svoje želje, odgovore i stanje, nikad taskove agencije ili druge klijente. S Planiraj voditeljica upiše procjenu sati, tromjesečje i projekt, nastane task, a klijent pri svakoj promjeni stanja dobije e-poštu.
Sati na taskovima i obračun
Developeri sate upisuju u Izvješća o radu → Dnevnik rada i pri upisu odaberu task, odmah ili na kraju tjedna. Kad administrator uključi račune iz taskova, voditeljica na kraju mjeseca otvori Financije → Taskovi za račun, odabere klijenta i vidi retke po taskovima i osobama sa satima i cijenom po satu. Provjeri ih i klikne Dalje na račun. Svaki upis sati naplaćuje se samo jednom, pa sljedeći mjesec ostaju samo novi sati.
Što se promijenilo
Zahtjevi klijenata imaju jedno mjesto. Svaki task ima izvršitelja i rok, a voditeljica na vremenskoj crti vidi kašnjenje prije nego što ga primijeti klijent. Pri obračunu više nema nagađanja koliko je sati otišlo na kojeg klijenta jer su sati upisani na taskove u projektu tog klijenta. Izvješća po taskovima usto pokazuju na kojim je projektima bilo više sati od procjene, što pomaže pri sljedećoj ponudi.