Ein Beispiel: Eine Webagentur mit sechs Entwicklern und einer Projektleiterin arbeitet für rund zwanzig Kunden. Anfragen kommen per E-Mail, Telefon, Nachricht und in Besprechungen. Die Projektleitung trägt sie in eine Tabelle ein, die Entwickler in ihre eigenen Notizen. Am Monatsende zeigt sich: Eine Anfrage ist im Posteingang hängen geblieben, eine andere wurde doppelt erledigt, und bei der dritten weiß niemand, wer sie hat.
Das Beispiel dient der Veranschaulichung, viele Agenturen kennen diese Lage. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie ein solches Team in NodiTeam organisieren: Jeder Kunde hat sein Projekt, jede Anfrage wird zu einer Aufgabe mit Bearbeiter und Frist, und nichts bleibt nur in einem Posteingang liegen.
Was die Arbeit behindert hat
- ✓Anfragen waren über E-Mail, Chat und Besprechungsnotizen verstreut.
- ✓Es war unklar, wer was bis wann erledigt.
- ✓Für den Stand eines Projekts musste die Projektleitung jeden Entwickler einzeln fragen.
- ✓Stunden wurden am Monatsende aus dem Gedächtnis erfasst, daher passte die Abrechnung nicht zur geleisteten Arbeit.
Ein Projekt pro Kunde
Unter Arbeit → Projekte legt die Projektleitung für jeden Kunden ein Projekt an und ordnet beim Bearbeiten den Kunden zu. Größere Kunden können Unterprojekte haben, etwa Website und Onlineshop. Nimmt ein Kunde ein Angebot für einen größeren Auftrag an, macht die Schaltfläche Projekt mit Tasks erstellen aus jeder Angebotsposition eine Aufgabe, Positionen in Stunden werden zur Stundenschätzung der Aufgabe. Nichts wird abgetippt.
Jede Anfrage wird eine Aufgabe
Kommt eine neue Anfrage, überträgt die Projektleitung sie sofort auf das Board des Projekts:
- 1Sie legt auf dem Board eine Aufgabe mit klarem Titel an, zum Beispiel „Anfrageformular auf der Kontaktseite“.
- 2Sie wählt den Bearbeiter (es können mehrere sein), Start und Fällig am sowie die Priorität: niedrig, normal, hoch oder dringend.
- 3Sie trägt die Geschätzten Stunden ein und hängt die Dateien an, die der Kunde geschickt hat.
- 4Eine größere Aufgabe teilt sie in Unteraufgaben, der Fortschritt ist direkt auf der Karte zu sehen.
- 5Ist der Entwickler fertig, schiebt er die Aufgabe in die Spalte In Prüfung. Die Projektleitung prüft sie und schließt sie ab oder gibt sie zurück.
Das Board hat die Spalten Ideen, Offen, In Arbeit, In Prüfung und Abgeschlossen. Fragen und Antworten zu einer Aufgabe bleiben in deren Kommentaren statt in E-Mails, so findet sie auch ein Kollege, der die Aufgabe später übernimmt.
Eine Anfrage, die im Chat kommt, geht im Gespräch nicht unter: Aus einer Nachricht im Chat lässt sich direkt eine Aufgabe erstellen. Mit @ und Namen erwähnt die Projektleitung einen Kollegen, der dann eine Benachrichtigung bekommt.
Fristen auf der Zeitleiste
Unter Arbeit → Projekte zeigt die Schaltfläche Zeitleiste jede Aufgabe als Balken vom Start bis zur Frist. Die Ansicht für 2 Wochen, einen Monat oder 3 Monate lässt sich Nach Projekt oder Nach Person gruppieren. Überfällige Aufgaben sind rot umrandet, eine rote senkrechte Linie markiert den heutigen Tag. So sieht die Projektleitung vor der Zusage an einen neuen Kunden, wer in den nächsten Wochen frei ist und wo sich Arbeiten überschneiden.
Jeder Entwickler sieht auf dem Dashboard seine eigene Arbeit, die Projektleitung die Aufgaben, die auf Prüfung warten. Niemand muss mehr einzeln nach dem Projektstand gefragt werden.
Kleinere Kundenwünsche über das Portal
Kleinere Wünsche reichen Kunden selbst ein. Unter Arbeit → Kundenwünsche klickt die Projektleitung auf Kunden einladen und schickt den Link zum Kundenportal. Im Portal sieht ein Kunde nur seine eigenen Wünsche, die Antworten und den Status, nie die Aufgaben der Agentur oder andere Kunden. Mit Planen trägt die Projektleitung Stundenschätzung, Quartal und Projekt ein, es entsteht eine Aufgabe, und der Kunde erhält bei jeder Statusänderung eine E-Mail.
Stunden auf Aufgaben und Abrechnung
Die Entwickler erfassen ihre Stunden unter Arbeitsberichte → Arbeitsprotokoll und wählen dabei die Aufgabe, laufend oder am Ende der Woche. Hat der Administrator die Rechnungen aus Tasks eingeschaltet, öffnet die Projektleitung am Monatsende Finanzen → Tasks zur Abrechnung, wählt den Kunden und sieht Zeilen pro Aufgabe und Person mit Stunden und Stundensatz. Sie prüft sie und klickt auf Weiter zur Rechnung. Jeder Eintrag wird nur einmal abgerechnet, im nächsten Monat bleiben also nur die neuen Stunden.
Was sich geändert hat
Kundenanfragen haben einen festen Ort. Jede Aufgabe hat einen Bearbeiter und eine Frist, und die Projektleitung sieht einen Verzug auf der Zeitleiste, bevor der Kunde ihn bemerkt. Bei der Abrechnung muss niemand mehr raten, wie viele Stunden auf welchen Kunden entfielen, weil die Stunden auf Aufgaben im Projekt dieses Kunden erfasst sind. Die Berichte nach Tasks zeigen zudem, bei welchen Projekten mehr Stunden anfielen als geschätzt, was beim nächsten Angebot hilft.