Un ejemplo: una agencia web con seis desarrolladores y un jefe de proyecto trabaja para unos veinte clientes. Las solicitudes llegan por correo, por teléfono, en mensajes y en reuniones. El jefe de proyecto las anota en una hoja de cálculo; los desarrolladores, en sus propias notas. A final de mes resulta que una solicitud se quedó atascada en un buzón, otra se hizo dos veces y nadie sabe quién tiene la tercera.
Es una ilustración en la que se reconocerán muchas agencias. A continuación verá cómo organizar un equipo así en NodiTeam: cada cliente tiene su propio proyecto, cada solicitud se convierte en una tarea con responsable y fecha límite, y nada se queda solo en el buzón de alguien.
Qué estaba fallando
- ✓Las solicitudes estaban repartidas entre el correo, el chat y las notas de las reuniones.
- ✓No estaba claro quién hacía qué ni para cuándo.
- ✓Para saber cómo iba un proyecto, el jefe de proyecto tenía que preguntar a cada desarrollador por separado.
- ✓Las horas se registraban de memoria a final de mes, así que las facturas no coincidían con el trabajo realizado.
Un proyecto por cliente
En Trabajo → Proyectos el jefe de proyecto crea un proyecto para cada cliente y, al editarlo, añade el cliente. Los clientes más grandes pueden tener subproyectos, por ejemplo la web y la tienda online. Cuando un cliente acepta un presupuesto para un encargo mayor, el botón Crear proyecto con tareas convierte cada línea del presupuesto en una tarea, y las líneas en horas pasan a ser la estimación de horas de la tarea. No se vuelve a teclear nada.
Cada solicitud se convierte en una tarea
Cuando llega una nueva solicitud, el jefe de proyecto la pasa directamente al tablero del proyecto:
- 1Añade una tarea al tablero del proyecto con un título claro, por ejemplo “Formulario de consulta en la página Contacto”.
- 2Elige el responsable (puede haber varios), el Inicio y la Fecha límite, y la prioridad: baja, normal, alta o urgente.
- 3Introduce las Horas estimadas y adjunta los archivos que envió el cliente.
- 4Una tarea más grande se divide en subtareas, y el progreso se ve en la propia tarjeta.
- 5Cuando el desarrollador termina, mueve la tarea a la columna En revisión. El jefe de proyecto la revisa y la cierra o la devuelve.
El tablero tiene las columnas Ideas, Abierto, En curso, En revisión y Finalizado. Las preguntas y respuestas sobre una tarea se quedan en sus comentarios, no en el correo, así que también las encuentra el compañero que se haga cargo de la tarea más adelante.
Una solicitud que llega por chat no se pierde en la conversación: se puede crear una tarea directamente desde un mensaje en el Chat. Con @ y un nombre, el jefe de proyecto menciona a un compañero, que recibe un aviso.
Fechas límite en el cronograma
En Trabajo → Proyectos, el botón Cronograma muestra cada tarea como una barra desde el inicio hasta la fecha límite. La vista de 2 semanas, un mes o 3 meses se puede agrupar Por proyecto o Por persona. Las tareas vencidas tienen el borde rojo y una línea vertical roja marca el día de hoy. Antes de acordar una fecha con un cliente nuevo, el jefe de proyecto ve quién estará libre en las próximas semanas y dónde se solapa el trabajo.
Cada desarrollador ve su propio trabajo en el panel, y el jefe de proyecto ve las tareas pendientes de revisión. No hay que preguntar a nadie uno por uno cómo va un proyecto.
Peticiones pequeñas de los clientes a través del portal
Las peticiones más pequeñas las envían los propios clientes. En Trabajo → Solicitudes de clientes el jefe de proyecto hace clic en Invitar al cliente y le envía un enlace al portal del cliente. En el portal, el cliente solo ve sus propias peticiones, las respuestas y el estado, nunca las tareas de la agencia ni a otros clientes. Con Planificar el jefe de proyecto introduce una estimación de horas, un trimestre y un proyecto, se crea una tarea y el cliente recibe un correo cada vez que cambia el estado.
Horas en las tareas y facturación
Los desarrolladores registran sus horas en Partes de trabajo → Registro de trabajo y eligen la tarea al hacerlo, sobre la marcha o al final de la semana. Una vez que el administrador activa la facturación desde tareas, a final de mes el jefe de proyecto abre Finanzas → Tareas para facturar, elige el cliente y ve líneas por tarea y persona con horas y tarifa por hora. Las revisa y hace clic en Continuar a la factura. Cada registro se factura una sola vez, así que el mes siguiente solo quedan las horas nuevas.
Qué ha cambiado
Las solicitudes de los clientes tienen un único sitio. Cada tarea tiene responsable y fecha límite, y el jefe de proyecto detecta un retraso en el cronograma antes que el cliente. Al facturar ya nadie tiene que adivinar cuántas horas se dedicaron a cada cliente, porque las horas se registran en las tareas del proyecto de ese cliente. Los informes de tareas muestran además qué proyectos llevaron más horas de las estimadas, lo que ayuda con el siguiente presupuesto.
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