Un esempio: una web agency con sei sviluppatori e una project manager lavora per una ventina di clienti. Le richieste arrivano via e-mail, per telefono, nei messaggi e durante le riunioni. La project manager le annota in un foglio di calcolo, gli sviluppatori nei propri appunti. A fine mese si scopre che una richiesta è rimasta in una casella di posta, un’altra è stata fatta due volte e della terza nessuno sa chi se ne occupa.
È un esempio a scopo illustrativo che molte agenzie riconosceranno. Di seguito vediamo come organizzare un team così in NodiTeam: ogni cliente ha il suo progetto, ogni richiesta diventa un task con responsabile e scadenza, e niente resta solo nella casella di qualcuno.
Cosa ostacolava il lavoro
- ✓Le richieste erano sparse tra e-mail, chat e appunti delle riunioni.
- ✓Non era chiaro chi facesse cosa ed entro quando.
- ✓Per sapere a che punto fosse un progetto bisognava chiedere a ogni sviluppatore.
- ✓Le ore venivano registrate a memoria a fine mese, quindi la fatturazione non corrispondeva al lavoro svolto.
Un progetto per ogni cliente
In Lavoro → Progetti la project manager crea un progetto per ogni cliente e, modificandolo, gli associa il cliente. I clienti più grandi possono avere sottoprogetti, per esempio il sito e l’e-commerce. Quando un cliente accetta un preventivo per un lavoro più grande, il pulsante Crea progetto con task trasforma ogni voce del preventivo in un task, e le voci in ore diventano la stima delle ore del task. Non si ricopia nulla.
Ogni richiesta diventa un task
Quando arriva una nuova richiesta, la project manager la porta subito sulla bacheca del progetto:
- 1Aggiunge un task con un titolo chiaro, per esempio «Modulo di richiesta nella pagina Contatti».
- 2Sceglie il responsabile (possono essere più persone), Inizio e Scadenza e la priorità: bassa, normale, alta o urgente.
- 3Inserisce le Ore stimate e allega i file inviati dal cliente.
- 4Un task più grande viene diviso in sottotask, e l’avanzamento si vede direttamente sulla scheda.
- 5Quando lo sviluppatore ha finito, sposta il task nella colonna In revisione. La project manager lo controlla e lo chiude o lo rimanda in lavorazione.
La bacheca ha le colonne Idee, Aperto, In lavorazione, In revisione e Completato. Domande e risposte su un task restano nei suoi commenti, non nelle e-mail, così le trova anche il collega che prende in carico il task più tardi.
Una richiesta arrivata in chat non si perde nella conversazione: da un messaggio in Chat si crea direttamente un task. Con @ e il nome, la project manager menziona un collega, che riceve una notifica.
Le scadenze sulla cronologia
In Lavoro → Progetti il pulsante Cronologia mostra ogni task come una barra dall’inizio alla scadenza. La vista a 2 settimane, un mese o 3 mesi si può raggruppare Per progetto o Per persona. I task in ritardo hanno il bordo rosso e una linea verticale rossa indica il giorno corrente. Prima di concordare una data con un nuovo cliente, la project manager vede chi sarà libero nelle prossime settimane e dove i lavori si sovrappongono.
Ogni sviluppatore vede nella dashboard il proprio lavoro, la project manager i task in attesa di revisione. Non serve più chiedere a ciascuno a che punto è il progetto.
Le richieste minori dei clienti tramite il portale
I clienti inviano da soli le richieste minori. In Lavoro → Richieste dei clienti la project manager clicca su Invita cliente e invia il link al portale clienti. Nel portale il cliente vede solo le proprie richieste, le risposte e lo stato, mai i task dell’agenzia o altri clienti. Con Pianifica la project manager inserisce stima delle ore, trimestre e progetto, nasce un task e il cliente riceve un’e-mail a ogni cambio di stato.
Ore sui task e fatturazione
Gli sviluppatori registrano le ore in Rapporti di lavoro → Registro del lavoro e scelgono il task, man mano o a fine settimana. Quando l’amministratore attiva le fatture dai task, a fine mese la project manager apre Finanze → Task da fatturare, sceglie il cliente e vede le righe per task e persona con ore e tariffa oraria. Le controlla e clicca su Continua alla fattura. Ogni registrazione viene fatturata una sola volta, quindi il mese successivo restano solo le ore nuove.
Cosa è cambiato
Le richieste dei clienti hanno un unico posto. Ogni task ha un responsabile e una scadenza, e la project manager vede un ritardo sulla cronologia prima che se ne accorga il cliente. In fatturazione non si deve più indovinare quante ore sono andate a quale cliente, perché le ore sono registrate sui task del progetto di quel cliente. I report per task mostrano anche in quali progetti le ore hanno superato la stima, cosa utile per il preventivo successivo.