Een voorbeeld: een webbureau met zes ontwikkelaars en één projectmanager werkt voor zo’n twintig klanten. Verzoeken komen binnen per e-mail, telefoon, bericht en in vergaderingen. De manager zet ze in een spreadsheet, de ontwikkelaars in hun eigen notities. Aan het eind van de maand blijkt dat het ene verzoek in een inbox is blijven hangen, het andere twee keer is uitgevoerd, en niemand weet wie het derde heeft.
Dit is een illustratie die veel bureaus zullen herkennen. Hieronder leest u hoe u zo’n team in NodiTeam organiseert: elke klant heeft een eigen project, elk verzoek wordt een taak met een uitvoerder en een deadline, en niets blijft alleen in iemands inbox staan.
Wat in de weg zat
- ✓Verzoeken lagen verspreid over e-mail, chat en vergadernotities.
- ✓Het was niet duidelijk wie wat deed en wanneer.
- ✓Om te weten hoe een project ervoor stond, moest de manager elke ontwikkelaar apart vragen.
- ✓Uren werden aan het eind van de maand uit het geheugen geregistreerd, waardoor facturen niet klopten met het werk.
Eén project per klant
Onder Werk → Projecten maakt de manager voor elke klant een project aan en voegt bij het bewerken de klant toe. Grotere klanten kunnen subprojecten hebben, bijvoorbeeld de website en de webshop. Als een klant een offerte voor een grotere opdracht accepteert, maakt de knop Project met taken aanmaken van elke offerteregel een taak, en regels in uren worden de urenschatting van de taak. Er wordt niets overgetypt.
Elk verzoek wordt een taak
Als er een nieuw verzoek binnenkomt, zet de manager het direct op het projectbord:
- 1Voegt een taak toe aan het projectbord met een duidelijke titel, bijvoorbeeld “Contactformulier op de pagina Contact”.
- 2Kiest de uitvoerder (dat kunnen er meerdere zijn), de Start en de Vervaldatum, en de prioriteit: laag, normaal, hoog of urgent.
- 3Vult Geschatte uren in en voegt de bestanden toe die de klant stuurde.
- 4Een grotere taak wordt opgedeeld in subtaken, en de voortgang staat direct op de kaart.
- 5Is de ontwikkelaar klaar, dan zet hij de taak in de kolom In beoordeling. De manager beoordeelt de taak en sluit haar of stuurt haar terug.
Het bord heeft de kolommen Ideeën, Open, Bezig, In beoordeling en Afgerond. Vragen en antwoorden over een taak blijven in de opmerkingen bij de taak, niet in e-mail, zodat ook een collega die de taak later overneemt ze kan vinden.
Een verzoek dat via chat binnenkomt, verdwijnt niet in het gesprek: vanuit een bericht in Chat kunt u direct een taak aanmaken. Met @ en een naam vermeldt de manager een collega, die dan een melding krijgt.
Deadlines op de tijdlijn
Onder Werk → Projecten toont de knop Tijdlijn elke taak als een balk van start tot deadline. De weergave voor 2 weken, een maand of 3 maanden kan worden gegroepeerd Per project of Per persoon. Verlopen taken hebben een rode rand en een rode verticale lijn markeert vandaag. Voordat de manager een datum afspreekt met een nieuwe klant, ziet hij wie de komende weken tijd heeft en waar werk overlapt.
Elke ontwikkelaar ziet zijn eigen werk op het dashboard, en de manager ziet de taken die op beoordeling wachten. Niemand hoeft één voor één te worden gevraagd hoe een project ervoor staat.
Kleinere klantwensen via het portaal
Kleinere wensen dienen klanten zelf in. Onder Werk → Klantwensen klikt de manager op Klant uitnodigen en stuurt de klant een link naar het klantportaal. Op het portaal ziet een klant alleen de eigen wensen, de antwoorden en de status, nooit de taken van het bureau of andere klanten. Met Plannen vult de manager een urenschatting, een kwartaal en een project in, er wordt een taak aangemaakt, en de klant krijgt een e-mail bij elke statuswijziging.
Uren op taken en facturatie
Ontwikkelaars registreren hun uren in Werkrapporten → Werklogboek en kiezen daarbij de taak, tussendoor of aan het eind van de week. Zodra de beheerder facturatie uit taken aanzet, opent de manager aan het eind van de maand Financiën → Te factureren taken, kiest de klant en ziet regels per taak en persoon met uren en uurtarief. Hij controleert ze en klikt op Doorgaan naar factuur. Elke registratie wordt maar één keer gefactureerd, dus volgende maand blijven alleen de nieuwe uren over.
Wat er veranderde
Klantverzoeken hebben één vaste plek. Elke taak heeft een uitvoerder en een deadline, en de manager ziet een vertraging op de tijdlijn eerder dan de klant. Bij het factureren hoeft niemand meer te raden hoeveel uur naar welke klant ging, omdat uren worden geregistreerd op taken in het project van die klant. De takenrapporten laten ook zien welke projecten meer uren kostten dan geschat, wat helpt bij de volgende offerte.
Probeer NodiTeam met uw team
14 dagen gratis, zonder creditcard.