Primer: spletna agencija s šestimi razvijalci in enim vodjo projektov dela za kakih dvajset strank. Zahteve prihajajo po e-pošti, po telefonu, v sporočilih in na sestankih. Vodja jih zapisuje v razpredelnico, razvijalci pa v svoje beležke. Ob koncu meseca se izkaže, da je ena zahteva obtičala v nabiralniku, druga je bila narejena dvakrat, za tretjo pa nihče ne ve, kdo jo ima.
Gre za ponazoritev, kakršno pozna marsikatera agencija. V nadaljevanju je opisano, kako tako ekipo uredite v NodiTeamu: vsaka stranka ima svoj projekt, vsaka zahteva postane task z izvajalcem in rokom, nič pa ne ostane samo v nečijem nabiralniku.
Kaj je oviralo delo
- ✓Zahteve so bile razpršene po e-pošti, klepetu in zapiskih s sestankov.
- ✓Ni bilo jasno, kdo dela kaj in do kdaj.
- ✓Vodja je za stanje projekta moral spraševati vsakega razvijalca posebej.
- ✓Ure so se vpisovale ob koncu meseca na pamet, zato se obračun ni ujemal z opravljenim delom.
Projekt za vsako stranko
Vodja v Delo → Projekti za vsako stranko odpre projekt in mu pri urejanju doda stranko. Večje stranke imajo lahko podprojekte, na primer spletno stran in spletno trgovino. Ko stranka potrdi ponudbo za večje naročilo, gumb Ustvari projekt s taski iz vsake postavke ponudbe naredi task, postavke v urah pa postanejo ocena ur taska. Nič se ne prepisuje.
Vsaka zahteva postane task
Ko pride nova zahteva, jo vodja takoj prenese na tablo projekta:
- 1Na tabli projekta doda task z jasnim naslovom, na primer »Obrazec za povpraševanje na strani Kontakt«.
- 2Izbere izvajalca (lahko jih je več), Začetek in Rok ter prioriteto: nizka, normalna, visoka ali nujna.
- 3Vpiše Oceno ur in pripne datoteke, ki jih je poslala stranka.
- 4Večji task razdeli na podtaske, napredek pa se vidi kar na kartici.
- 5Ko razvijalec konča, premakne task v stolpec V pregledu. Vodja ga pregleda in zaključi ali vrne v delo.
Tabla ima stolpce Ideje, Odprto, V delu, V pregledu in Zaključeno. Vprašanja in odgovori o tasku ostanejo v komentarjih na tasku, ne v e-pošti, zato jih najde tudi sodelavec, ki task prevzame kasneje.
Zahteva, ki pride v klepetu, ne ostane zakopana v pogovoru: iz sporočila v Klepetu se neposredno ustvari task. Z @ in imenom vodja sodelavca omeni, da dobi obvestilo.
Roki na časovnici
V Delo → Projekti vodja z gumbom Časovnica vidi vsak task kot trak od začetka do roka. Pogled za 2 tedna, mesec ali 3 mesece lahko združi po projektih ali po ljudeh. Taski, ki zamujajo, so obrobljeni rdeče, rdeča navpična črta pa označuje današnji dan. Tako vodja pred dogovorom z novo stranko vidi, kdo bo v naslednjih tednih prost in kje se dela prekrivajo.
Vsak razvijalec na nadzorni plošči vidi svoje delo, vodja pa taske, ki čakajo na pregled. Za stanje projekta ni treba več spraševati vsakega posebej.
Kdor ima raje preglednico, preklopi na Seznam: tam so projekti in podprojekti s taski in statusi, s hitrim iskanjem. Na tabli pa lahko taske filtrirate po projektu, izvajalcu in prioriteti, zato vodja na ponedeljkovem sestanku v nekaj sekundah pokaže, kaj je nujno ta teden in kdo je zanj zadolžen. Sestanek lahko doda tudi na nadzorno ploščo z gumbom Dodaj sestanek, z udeleženci in povezavo do spletnega sestanka.
Manjše želje strank prek portala
Manjše želje stranke oddajo same. Vodja v Delo → Želje strank klikne Povabi stranko in ji pošlje povezavo do portala za stranke. Stranka na portalu vidi samo svoje želje, odgovore in stanje, nikoli taskov agencije ali drugih strank. Z Načrtuj vodja vpiše oceno ur, četrtletje in projekt in nastane task, stranka pa ob vsaki spremembi stanja dobi e-pošto.
Ure na taskih in obračun
Razvijalci ure vpisujejo v Poročila dela → Dnevnik dela in pri vpisu izberejo task, sproti ali ob koncu tedna. Ko skrbnik vklopi račune iz taskov, vodja ob koncu meseca v Finance → Taski za račun izbere stranko in vidi vrstice po taskih in osebah z urami in ceno na uro. Preveri jih in klikne Naprej na račun. Vsak vpis ur se zaračuna samo enkrat, zato naslednji mesec ostanejo le nove ure.
Kaj se je spremenilo
Zahteve strank imajo eno mesto. Vsak task ima izvajalca in rok, vodja pa na časovnici vidi zamudo, še preden jo opazi stranka. Pri obračunu ni več ugibanja, koliko ur je šlo za katero stranko, ker so ure vpisane na taske v projektu te stranke. Poročila po taskih ob tem pokažejo, pri katerih projektih je bilo ur več od ocene, kar pomaga pri naslednji ponudbi.