Primjer: marketinška agencija s pet ljudi koji brinu o tekstovima, dizajnu i oglašavanju za petnaestak klijenata. Većina klijenata plaća po satu. Svatko vodi sate na svoj način: jedan u tablici, druga u bilježnici, treći ih na kraju mjeseca rekonstruira iz kalendara. U prvom tjednu mjeseca voditeljica skuplja tablice, zbraja sate po klijentima i prepisuje ih na račune. Dio sati svaki se mjesec izgubi jer ih se nitko više ne sjeća.
Riječ je o ilustrativnom primjeru koji poznaje mnoga agencija. U nastavku je opisano kako u NodiTeamu sate upisujete odmah na taskove i iz njih na kraju mjeseca izdate račun, bez ručnog zbrajanja.
Što je otežavalo rad
- ✓Sati su bili u različitim tablicama i bilježnicama, svatko ih je vodio drukčije.
- ✓Iz upisa nije bilo jasno za kojeg klijenta i koji posao je rad bio.
- ✓Zbrajanje i prepisivanje na račune svaki je mjesec trajalo dan ili dva.
- ✓Klijenti su pitali za što točno plaćaju, a odgovor je trebalo sastaviti iz više izvora.
Postavke: cijena po satu i klijent na projektu
Administrator u Postavke tvrtke → Računi iz taskova označi Izdajem račune iz taskova i upiše zadanu cijenu po satu. Kod Korisnika svakome tko radi na taskovima upiše cijenu po satu, npr. drukčiju za dizajnericu i za voditelja oglašavanja. Tko nema svoju cijenu, ima zadanu.
U Rad → Projekti svaki klijent ima svoj projekt, a pri uređivanju mu se doda klijent. Sati na taskovima tog projekta tako se sami nude pravom klijentu za račun.
Sati odmah, na pravi task
Zaposlenici sate upisuju u Izvješća o radu → Dnevnik rada: datum, klijenta, sate i kratak opis, a pri upisu odaberu i task. Upisivati mogu odmah, na kraju dana ili tjedna. Ispod opisa je polje Dodatne stavke, gdje retci s »-« postaju natuknice, npr. sve što je napravljeno za oglašivačku kampanju.
Tko radije koristi mobitel, sate upisuje iz Telegrama. Za svakog klijenta postoji grupa s botom, i što napišete u nju, npr. »2h Tekstovi za jesensku kampanju«, upiše se u vaš dnevnik pod tog klijenta. Desno u dnevniku su sati Po klijentima, pa svatko vidi koliko je ovaj mjesec radio za koga.
Račun na kraju mjeseca
Prvog dana u mjesecu voditeljica izda račune za nekoliko minuta:
- 1Otvori Financije → Taskovi za račun. Lijevo su klijenti s nenaplaćenim satima; razdoblje po želji suzi poljima Od i Do.
- 2Odabere klijenta. Prikažu se retci »T-12 Naslov taska – Ime Prezime« sa satima i cijenom po satu te osobe.
- 3Tekst, sate i cijenu može promijeniti, retke premjestiti strelicama, a suvišne odznačiti.
- 4S Dodaj režijski rad doda sate koji nisu bili ni na jednom tasku, npr. sastanak s klijentom.
- 5Provjeri kupca i klikne Dalje na račun. Otvori se obrazac računa sa svim retcima; ako su svi sati u prošlom mjesecu, datum usluge već je postavljen na cijeli mjesec.
Pri izdavanju sati se označe kao Naplaćeno i više se ne nude. Dugi taskovi tako se naplaćuju usput: sljedeći mjesec ostaju samo novi sati.
Izvješće koje klijent razumije
U Izvješća o radu → Mjesečna izvješća voditeljica odabere klijenta i mjesec. Izvješće ima zaglavlje s izvršiteljem i naručiteljem, sve upise s opisima i ukupne sate. Gumbima PDF, Word ili Excel preuzme ga i pošalje uz račun. Na pitanje »za što točno plaćamo« odgovor je već u privitku.
Ako račun treba stornirati odobrenjem, sati se vraćaju među nenaplaćene i nude se na sljedećem računu.
Što se promijenilo
Sati se upisuju odmah i uvijek na klijenta i task, pa se ne gube. Na kraju mjeseca više nema zbrajanja tablica: retci za račun su spremni, voditeljica ih samo provjeri. Klijent dobije račun s izvješćem iz kojeg se vidi tko je što radio. Budući da se svaki sat naplaćuje samo jednom, nema dvostruke naplate ni zaboravljenih sati.