Voorbeeld: een marketingbureau met vijf mensen dat teksten, ontwerp en advertenties verzorgt voor zo’n vijftien klanten. De meeste klanten betalen per uur. Iedereen houdt zijn uren op zijn eigen manier bij: de een in een spreadsheet, een ander in een notitieboek, een derde reconstrueert ze aan het eind van de maand uit de agenda. In de eerste week van elke maand verzamelt de leidinggevende de bestanden, telt de uren per klant op en neemt ze over op facturen. Elke maand gaan er uren verloren, omdat niemand ze zich nog herinnert.
Dit is een illustratief voorbeeld dat veel bureaus zullen herkennen. Hieronder leest u hoe u in NodiTeam uren direct op taken schrijft en er aan het eind van de maand een factuur van maakt, zonder iets met de hand op te tellen.
Wat het werk in de weg zat
- ✓De uren stonden in verschillende spreadsheets en notitieboeken, ieder op zijn eigen manier.
- ✓Uit de regels bleek niet voor welke klant en welke opdracht er was gewerkt.
- ✓Optellen en overnemen op facturen kostte elke maand een of twee dagen.
- ✓Klanten vroegen waarvoor ze precies betaalden, en het antwoord moest uit meerdere bronnen worden samengesteld.
Instellen: uurtarieven en een klant per project
In Bedrijfsinstellingen → Facturen uit taken vinkt de beheerder Ik geef facturen uit taken uit aan en vult een standaard uurtarief in. Bij Gebruikers krijgt iedereen die aan taken werkt een eigen uurtarief, bijvoorbeeld een ander voor de ontwerper dan voor het hoofd advertenties. Wie geen eigen tarief heeft, gebruikt het standaardtarief.
In Werk → Projecten heeft elke klant een eigen project, waaraan bij het bewerken de klant wordt gekoppeld. De uren op de taken van dat project worden zo aan de juiste klant aangeboden voor facturatie.
Uren direct, op de juiste taak
Medewerkers schrijven uren in Werkrapporten → Werklogboek: datum, klant, uren en een korte omschrijving, en ze kiezen ook de taak. Dat kan direct, aan het eind van de dag of van de week. Onder de omschrijving staat Aanvullende items, waar regels die met “-” beginnen opsommingstekens worden, bijvoorbeeld alles wat voor een campagne is gedaan.
Wie liever de telefoon gebruikt, schrijft uren via Telegram. Elke klant heeft een eigen groep met de bot, en wat u daar schrijft, bijvoorbeeld “2u Teksten voor de herfstcampagne”, komt in uw werklogboek onder die klant. Rechts in het logboek toont Per klant de uren per klant, zodat iedereen ziet hoeveel hij deze maand voor wie heeft gewerkt.
De factuur aan het eind van de maand
Op de eerste dag van de maand maakt de leidinggevende de facturen in een paar minuten:
- 1Opent Financiën → Te factureren taken. Links staan de klanten met niet-gefactureerde uren; de periode kan worden beperkt met Van en Tot.
- 2Kiest een klant. Er verschijnen regels als “T-12 Titel van de taak – Voornaam Achternaam” met de uren en het uurtarief van die persoon.
- 3Tekst, uren en tarief zijn aan te passen, regels zijn met de pijltjes te verplaatsen en overbodige regels worden uitgevinkt.
- 4Met Overheadwerk toevoegen komen uren erbij die op geen enkele taak stonden, bijvoorbeeld een overleg met de klant.
- 5Controleert de afnemer en klikt op Doorgaan naar factuur. Het factuurformulier opent met alle regels; vallen alle uren in de vorige maand, dan staat de leverdatum al op die hele maand.
De factuur maakt u in de app of als concept in Moneybird. Bij het uitgeven worden de uren gemarkeerd als Gefactureerd en niet meer aangeboden. Lange taken worden zo gaandeweg gefactureerd: volgende maand blijven alleen de nieuwe uren over.
Een rapport dat de klant begrijpt
In Werkrapporten → Maandrapporten kiest de leidinggevende klant en maand. Het rapport heeft een kop met opdrachtnemer en opdrachtgever, alle regels met omschrijving en het totaal aantal uren. Met de knoppen PDF, Word of Excel wordt het gedownload en met de factuur meegestuurd. De vraag “waarvoor betalen we precies” wordt in de bijlage beantwoord.
Moet een factuur met een creditnota worden teruggedraaid, dan gaan de uren terug naar niet-gefactureerd en worden ze op de volgende factuur aangeboden.
Wat er veranderde
Uren worden direct geschreven en altijd op een klant en een taak, dus ze gaan niet meer verloren. Aan het eind van de maand worden geen spreadsheets meer opgeteld: de factuurregels staan klaar en de leidinggevende controleert ze alleen. De klant krijgt een factuur met een rapport waaruit blijkt wie wat heeft gedaan. Omdat elk uur maar één keer wordt gefactureerd, is er geen dubbele facturatie en zijn er geen vergeten uren.
Probeer NodiTeam met uw team
14 dagen gratis, zonder creditcard.