Primer: marketinška agencija s petimi ljudmi, ki skrbijo za besedila, oblikovanje in oglaševanje za približno petnajst strank. Večina strank plača po urah. Vsak sodelavec ure vodi po svoje: eden v tabeli, drugi v beležki, tretji jih ob koncu meseca obnovi iz koledarja. Prvi teden v mesecu vodja zbira tabele, sešteva ure po strankah in jih prepisuje na račune. Del ur se vsak mesec izgubi, ker se jih nihče več ne spomni.
Gre za ponazoritev, kakršno pozna marsikatera agencija. V nadaljevanju je opisano, kako v NodiTeamu ure vpisujete sproti na taske in iz njih ob koncu meseca izdate račun, ne da bi karkoli seštevali na roko.
Kaj je oviralo delo
- ✓Ure so bile v različnih tabelah in beležkah, vsak jih je vodil po svoje.
- ✓Pri vpisu ni bilo jasno, za katero stranko in katero nalogo je bilo delo.
- ✓Seštevanje in prepisovanje na račune je vsak mesec vzelo dan ali dva.
- ✓Stranke so spraševale, za kaj točno plačujejo, odgovor pa je bilo treba sestaviti iz več virov.
Nastavitev: cena na uro in stranka na projektu
Skrbnik v Nastavitve podjetja → Nastavitve taskov → Računi iz taskov obkljuka Izdajam račune iz taskov in vpiše privzeto urno postavko. Pri Uporabnikih vsakemu, ki dela na taskih, vpiše ceno na uro, na primer drugačno za oblikovalca in za vodjo oglaševanja. Kdor nima svoje cene, ima privzeto.
V Delo → Projekti ima vsaka stranka svoj projekt, pri urejanju pa mu doda stranko. Ure na taskih tega projekta se tako same ponudijo pravi stranki za račun.
Ure sproti, na pravi task
Sodelavci ure vpisujejo v Poročila dela → Dnevnik dela: datum, stranko, ure in kratek opis, pri vpisu pa izberejo še task. Vpisujejo lahko sproti, ob koncu dneva ali tedna. Pod opisom je polje Dodatne postavke, kjer vrstice z »-« postanejo alineje, na primer kaj vse je bilo narejeno pri oglaševalski akciji.
Kdor ima raje telefon, ure vpisuje kar iz Telegrama. Za vsako stranko je svoja skupina z botom, in kar napišete vanjo, na primer »2h Besedila za jesensko akcijo«, se vpiše v vaš dnevnik pod to stranko. Desno v dnevniku so ure Po strankah, zato vsak sproti vidi, koliko je ta mesec delal za koga.
Račun ob koncu meseca
Prvi dan v mesecu vodja izda račune v nekaj minutah:
- 1Odpre Finance → Taski za račun. Levo so stranke z nezaračunanimi urami; po želji omeji obdobje z Od in Do.
- 2Izbere stranko. Prikažejo se vrstice »T-12 Naslov taska – Ime Priimek« z urami in ceno na uro te osebe.
- 3Besedilo, ure in ceno lahko popravi, vrstice premakne s puščicama, odvečne pa odkljuka.
- 4Z Dodaj režijsko delo doda ure, ki niso bile na nobenem tasku, na primer sestanek s stranko.
- 5Preveri kupca in klikne Naprej na račun. Odpre se račun z vsemi vrsticami, kjer so vse ure v preteklem mesecu, pa je datum opravljene storitve že nastavljen na cel mesec.
Račun izda z FURS potrditvijo v aplikaciji ali pa z Pripravi osnutek v Minimax pripravi osnutek tam. Ob izdaji se ure označijo kot Zaračunano in se ne ponudijo več. Dolgi taski se tako zaračunavajo sproti: naslednji mesec ostanejo le nove ure.
Poročilo, ki ga stranka razume
V Poročila dela → Mesečna poročila vodja izbere stranko in mesec. Poročilo ima glavo z izvajalcem in naročnikom, vse vpise z opisi in skupne ure. Z gumbi PDF, Word ali Excel ga prenese in pošlje skupaj z računom. Vprašanje »za kaj točno plačujemo« ima odgovor že v prilogi.
Če je treba račun stornirati, se z dobropisom ure vrnejo med nezaračunane in se ponudijo na naslednjem računu.
Kaj se je spremenilo
Ure se vpisujejo sproti in vedno na stranko in task, zato se ne izgubijo. Ob koncu meseca ni več seštevanja tabel: vrstice za račun so pripravljene, vodja jih le preveri. Stranka dobi račun s poročilom, iz katerega je razvidno, kdo je kaj delal. Ker se vsaka ura zaračuna samo enkrat, ni dvojnega obračuna ne pozabljenih ur.