Esempio: un’agenzia di marketing di cinque persone che segue testi, grafica e pubblicità per una quindicina di clienti. La maggior parte dei clienti paga a ore. Ognuno tiene le ore a modo suo: uno su un foglio di calcolo, un’altra su un quaderno, un terzo le ricostruisce a fine mese dal calendario. Nella prima settimana del mese la responsabile raccoglie i fogli, somma le ore per cliente e le ricopia sulle fatture. Ogni mese qualche ora si perde, perché nessuno se la ricorda più.
È un esempio illustrativo che molte agenzie conoscono. Di seguito vediamo come in NodiTeam si registrano le ore sui task man mano e a fine mese si emette la fattura, senza sommare nulla a mano.
Cosa ostacolava il lavoro
- ✓Le ore erano su fogli e quaderni diversi, ognuno tenuto a modo suo.
- ✓Dalle voci non si capiva per quale cliente e quale attività fosse il lavoro.
- ✓Sommare e ricopiare sulle fatture richiedeva ogni mese uno o due giorni.
- ✓I clienti chiedevano cosa stessero pagando esattamente, e la risposta andava ricostruita da più fonti.
Impostazione: tariffe orarie e cliente sul progetto
In Impostazioni azienda → Fatture dai task l’amministratore spunta Emetto fatture dai task e inserisce una tariffa oraria predefinita. In Utenti inserisce una tariffa oraria per chi lavora sui task, per esempio diversa per la grafica e per il responsabile della pubblicità. Chi non ha una tariffa propria usa quella predefinita.
In Lavoro → Progetti ogni cliente ha il suo progetto e, modificandolo, si aggiunge il cliente. Le ore sui task di quel progetto vengono così proposte al cliente giusto per la fattura.
Ore man mano, sul task giusto
Le persone registrano le ore in Rapporti di lavoro → Registro del lavoro: data, cliente, ore e una breve descrizione, e scelgono anche il task. Si può registrare man mano, a fine giornata o a fine settimana. Sotto la descrizione c’è Voci aggiuntive, dove le righe che iniziano con «-» diventano punti elenco, per esempio tutto ciò che è stato fatto per una campagna.
Chi preferisce il telefono registra le ore da Telegram. Ogni cliente ha il suo gruppo con il bot, e ciò che scrivete lì, per esempio «2h Testi per la campagna d’autunno», finisce nel vostro registro sotto quel cliente. A destra nel registro, Per cliente mostra le ore per cliente, così ognuno vede quanto ha lavorato per chi nel mese.
La fattura a fine mese
Il primo giorno del mese la responsabile emette le fatture in pochi minuti:
- 1Apre Finanze → Task da fatturare. A sinistra ci sono i clienti con ore non fatturate; il periodo si può limitare con Da e A.
- 2Sceglie un cliente. Compaiono righe come «T-12 Titolo del task – Nome Cognome» con le ore e la tariffa oraria di quella persona.
- 3Testo, ore e tariffa si possono modificare, le righe si spostano con le frecce e quelle superflue si tolgono.
- 4Con Aggiungi lavoro in economia aggiunge le ore che non erano su nessun task, per esempio una riunione con il cliente.
- 5Controlla l’acquirente e clicca Continua alla fattura. Si apre il modulo con tutte le righe; se tutte le ore sono del mese precedente, la data della prestazione è già impostata sull’intero mese.
All’emissione le ore vengono segnate come Fatturato e non vengono più proposte. I task lunghi si fatturano così man mano: il mese dopo restano solo le ore nuove.
Un rapporto che il cliente capisce
In Rapporti di lavoro → Rapporti mensili la responsabile sceglie cliente e mese. Il rapporto ha un’intestazione con fornitore e committente, tutte le voci con le descrizioni e le ore totali. Con i pulsanti PDF, Word o Excel lo scarica e lo invia insieme alla fattura. La domanda «cosa stiamo pagando esattamente» trova risposta nell’allegato.
Se una fattura va stornata con una nota di credito, le ore tornano tra quelle non fatturate e vengono proposte nella fattura successiva.
Cosa è cambiato
Le ore si registrano man mano e sempre su cliente e task, quindi non si perdono. A fine mese non si sommano più fogli: le righe della fattura sono pronte e la responsabile le controlla soltanto. Il cliente riceve una fattura con un rapporto da cui si vede chi ha fatto cosa. Poiché ogni ora si fattura una sola volta, non ci sono ore fatturate due volte né ore dimenticate.