Une agence marketing qui facture chaque heure : heures sur les tâches et facture en fin de mois

Exemple concret

Exemple : une agence marketing de cinq personnes qui s’occupe des textes, du graphisme et de la publicité d’une quinzaine de clients. La plupart des clients paient à l’heure. Chacun suit ses heures à sa façon : l’un dans un tableur, une autre dans un carnet, un troisième les reconstitue en fin de mois à partir de son agenda. La première semaine de chaque mois, la responsable rassemble les fichiers, additionne les heures par client et les recopie sur les factures. Chaque mois, des heures se perdent parce que plus personne ne s’en souvient.

C’est un exemple illustratif que beaucoup d’agences reconnaîtront. Voici comment, dans NodiTeam, on saisit les heures sur les tâches au fil de l’eau et on émet la facture en fin de mois, sans rien additionner à la main.

Ce qui compliquait le travail

• ✓Les heures étaient dans des tableurs et des carnets différents, tenus chacun à sa manière.
• ✓Les saisies n’indiquaient pas pour quel client ni pour quelle mission le travail avait été fait.
• ✓Additionner et recopier sur les factures prenait un ou deux jours chaque mois.
• ✓Les clients demandaient ce qu’ils payaient exactement, et la réponse devait être reconstituée à partir de plusieurs sources.

Paramétrage : taux horaires et client sur le projet

Dans Paramètres de l’entreprise → Factures issues des tâches, l’administrateur coche J’émets des factures issues des tâches et saisit un taux horaire par défaut. Dans Utilisateurs, il indique un taux horaire pour chaque personne qui travaille sur des tâches, par exemple un taux différent pour la graphiste et pour le responsable publicité. Ceux qui n’ont pas de taux propre utilisent le taux par défaut.

Dans Travail → Projets, chaque client a son projet, auquel on ajoute le client lors de la modification. Les heures saisies sur les tâches de ce projet sont ainsi proposées au bon client pour la facture.

Les heures au fil de l’eau, sur la bonne tâche

Chacun saisit ses heures dans Rapports de travail → Journal de travail : date, client, heures et courte description, en choisissant aussi la tâche. On peut saisir au fil de l’eau, en fin de journée ou en fin de semaine. Sous la description se trouve Éléments supplémentaires, où les lignes commençant par « – » deviennent des puces, par exemple tout ce qui a été fait pour une campagne.

Ceux qui préfèrent le téléphone saisissent leurs heures depuis Telegram. Chaque client a son groupe avec le bot, et ce que vous y écrivez, par exemple « 2h Textes pour la campagne d’automne », arrive dans votre journal sous ce client. À droite du journal, Par client affiche les heures par client : chacun voit combien il a travaillé pour qui ce mois-ci.

La facture en fin de mois

Le premier jour du mois, la responsable émet les factures en quelques minutes :

1. 1Elle ouvre Finances → Tâches à facturer. À gauche figurent les clients avec des heures non facturées ; la période peut être limitée avec Du et Au.
2. 2Elle choisit un client. Des lignes comme « T-12 Titre de la tâche – Prénom Nom » apparaissent avec les heures et le taux horaire de cette personne.
3. 3Le texte, les heures et le taux se modifient, les lignes se déplacent avec les flèches et celles en trop se décochent.
4. 4Ajouter du travail en régie ajoute les heures qui n’étaient sur aucune tâche, par exemple une réunion avec le client.
5. 5Elle vérifie l’acheteur et clique sur Continuer vers la facture. Le formulaire s’ouvre avec toutes les lignes ; si toutes les heures sont du mois précédent, la date de prestation est déjà réglée sur le mois entier.

À l’émission, les heures sont marquées Facturé et ne sont plus proposées. Les longues tâches se facturent ainsi au fur et à mesure : le mois suivant, il ne reste que les nouvelles heures.

Un rapport que le client comprend

Dans Rapports de travail → Rapports mensuels, la responsable choisit le client et le mois. Le rapport comporte un en-tête avec le prestataire et le client, toutes les saisies avec leur description et le total des heures. Avec les boutons PDF, Word ou Excel, elle le télécharge et l’envoie avec la facture. La question « que payons-nous exactement » trouve sa réponse dans la pièce jointe.

Si une facture doit être annulée par un avoir, les heures redeviennent non facturées et sont proposées sur la facture suivante.

Ce qui a changé

Les heures sont saisies au fil de l’eau et toujours sur un client et une tâche, elles ne se perdent donc plus. En fin de mois, plus besoin d’additionner des tableurs : les lignes de facture sont prêtes et la responsable n’a qu’à les vérifier. Le client reçoit une facture accompagnée d’un rapport qui montre qui a fait quoi. Comme chaque heure n’est facturée qu’une fois, il n’y a ni double facturation ni heures oubliées.

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