Beispiel: eine Marketingagentur mit fünf Leuten, die für rund fünfzehn Kunden Texte, Gestaltung und Werbung betreuen. Die meisten Kunden zahlen nach Stunden. Jeder erfasst seine Stunden anders: einer in einer Tabelle, eine andere im Notizbuch, ein Dritter rekonstruiert sie am Monatsende aus dem Kalender. In der ersten Woche jedes Monats sammelt die Leiterin die Tabellen ein, addiert die Stunden pro Kunde und überträgt sie auf Rechnungen. Jeden Monat gehen Stunden verloren, weil sich niemand mehr daran erinnert.
Das ist ein anschauliches Beispiel, wie es viele Agenturen kennen. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie in NodiTeam Stunden laufend auf Tasks erfassen und daraus am Monatsende die Rechnung stellen, ohne etwas von Hand zu addieren.
Was die Arbeit behindert hat
- ✓Die Stunden standen in verschiedenen Tabellen und Notizbüchern, jeder führte sie anders.
- ✓Bei den Einträgen war unklar, für welchen Kunden und welche Aufgabe gearbeitet wurde.
- ✓Addieren und Übertragen auf Rechnungen kostete jeden Monat ein bis zwei Tage.
- ✓Kunden fragten, wofür genau sie bezahlen, und die Antwort musste aus mehreren Quellen zusammengesetzt werden.
Einrichtung: Stundensätze und Kunde am Projekt
Unter Unternehmenseinstellungen → Rechnungen aus Tasks hakt der Administrator Ich stelle Rechnungen aus Tasks aus an und trägt einen Standard-Stundensatz ein. Bei den Benutzern trägt er für alle, die auf Tasks arbeiten, einen Stundensatz ein, etwa einen anderen für die Grafikerin als für den Werbeleiter. Wer keinen eigenen Satz hat, bekommt den Standardsatz.
Unter Arbeit → Projekte hat jeder Kunde sein Projekt, und beim Bearbeiten wird der Kunde eingetragen. Die Stunden auf den Tasks dieses Projekts werden dann dem richtigen Kunden zur Abrechnung angeboten.
Stunden laufend, auf dem richtigen Task
Die Mitarbeitenden erfassen Stunden unter Arbeitsberichte → Arbeitsprotokoll: Datum, Kunde, Stunden und eine kurze Beschreibung, dazu wählen sie den Task. Erfasst werden kann laufend, am Ende des Tages oder der Woche. Unter der Beschreibung gibt es Zusätzliche Punkte, in denen Zeilen mit »-« zu Aufzählungspunkten werden, etwa alles, was für eine Werbekampagne erledigt wurde.
Wer lieber das Handy nutzt, erfasst Stunden direkt über Telegram. Für jeden Kunden gibt es eine eigene Gruppe mit dem Bot, und was Sie dort schreiben, zum Beispiel »2h Texte für die Herbstkampagne«, landet in Ihrem Arbeitsprotokoll unter diesem Kunden. Rechts im Protokoll zeigt Nach Kunden die Stunden pro Kunde, so sieht jeder laufend, wie viel er diesen Monat für wen gearbeitet hat.
Die Rechnung zum Monatsende
Am ersten Tag des Monats stellt die Leiterin die Rechnungen in wenigen Minuten:
- 1Sie öffnet Finanzen → Tasks zur Abrechnung. Links stehen die Kunden mit nicht abgerechneten Stunden; den Zeitraum kann sie mit Von und Bis eingrenzen.
- 2Sie wählt einen Kunden. Es erscheinen Zeilen wie »T-12 Titel des Tasks – Vorname Nachname« mit Stunden und Stundensatz dieser Person.
- 3Text, Stunden und Satz lassen sich ändern, Zeilen mit den Pfeilen verschieben und überflüssige abhaken.
- 4Mit Regiearbeit hinzufügen ergänzt sie Stunden, die auf keinem Task lagen, etwa ein Treffen mit dem Kunden.
- 5Sie prüft den Käufer und klickt auf Weiter zur Rechnung. Das Rechnungsformular öffnet sich mit allen Zeilen; liegen alle Stunden im Vormonat, ist das Leistungsdatum schon auf den ganzen Monat gesetzt.
Mit der Ausstellung werden die Stunden als Abgerechnet markiert und nicht mehr angeboten. Lange Tasks werden so laufend abgerechnet: Im nächsten Monat bleiben nur die neuen Stunden.
Ein Bericht, den der Kunde versteht
Unter Arbeitsberichte → Monatsberichte wählt die Leiterin Kunde und Monat. Der Bericht hat einen Kopf mit Auftragnehmer und Auftraggeber, alle Einträge mit Beschreibungen und die Gesamtstunden. Über PDF, Word oder Excel lädt sie ihn herunter und schickt ihn mit der Rechnung. Die Frage »wofür bezahlen wir genau« beantwortet der Anhang.
Muss eine Rechnung mit einer Gutschrift storniert werden, gehen die Stunden zurück zu den nicht abgerechneten und erscheinen auf der nächsten Rechnung.
Was sich geändert hat
Stunden werden laufend und immer auf Kunde und Task erfasst und gehen nicht verloren. Am Monatsende werden keine Tabellen mehr addiert: Die Rechnungszeilen sind fertig, die Leiterin prüft sie nur noch. Der Kunde bekommt eine Rechnung mit einem Bericht, aus dem hervorgeht, wer was gemacht hat. Weil jede Stunde nur einmal abgerechnet wird, gibt es weder doppelte noch vergessene Stunden.