«Avete già guardato quello che vi ho scritto un mese fa?» Se sentite spesso questa domanda, le richieste dei clienti vivono nelle e-mail, nelle chat e negli appunti delle riunioni. Il cliente non sa dove si trova la sua richiesta e voi non sapete quante sono in attesa.
Un unico ingresso per tutte le richieste
Invitate i clienti al portale con un link. Lì inviano le richieste e vedono solo le proprie, con le vostre risposte e lo stato. Non vedono le vostre attività, i colleghi né gli altri clienti.
Risposta, stima, piano
Leggete ogni richiesta e rispondete. Se la realizzerete, le date una stima delle ore e la pianificate in un trimestre e in un progetto. Nasce un’attività che compare sulla bacheca all’inizio del trimestre. Il cliente vede «Pianificata · Q2».
Il cliente sa a che punto è
Quando lavorate all’attività, la richiesta è In lavorazione; quando la chiudete, è Completata. Il cliente riceve un’e-mail a ogni cambiamento, quindi non chiede più.
Piano trimestrale
Nel piano trimestrale vedete le richieste pianificate con le ore stimate. Così sapete in anticipo se il trimestre è troppo pieno e potete spostare qualcosa prima di promettere.
Le ore tornano nella fatturazione
La stima delle ore passa all’attività e le ore di lavoro finiscono nel report e nella fattura del cliente. Una richiesta nata come e-mail finisce come lavoro fatturato.