Un exemple : une agence web de six développeurs et une cheffe de projet travaille pour une vingtaine de clients. Les demandes arrivent par e-mail, par téléphone, par message et en réunion. La cheffe de projet les note dans un tableur, les développeurs dans leurs propres notes. En fin de mois, on s’aperçoit qu’une demande est restée bloquée dans une boîte de réception, qu’une autre a été faite deux fois et que personne ne sait qui s’occupe de la troisième.
Il s’agit d’une illustration que beaucoup d’agences reconnaîtront. Voici comment organiser une telle équipe dans NodiTeam : chaque client a son projet, chaque demande devient une tâche avec un responsable et une échéance, et rien ne reste uniquement dans la boîte de quelqu’un.
Ce qui freinait le travail
- ✓Les demandes étaient dispersées entre e-mails, messagerie et notes de réunion.
- ✓On ne savait pas clairement qui faisait quoi et pour quand.
- ✓Pour connaître l’avancement d’un projet, la cheffe de projet devait interroger chaque développeur.
- ✓Les heures étaient saisies de mémoire en fin de mois, si bien que la facturation ne correspondait pas au travail réalisé.
Un projet par client
Dans Travail → Projets, la cheffe de projet crée un projet pour chaque client et lui associe le client en le modifiant. Les gros clients peuvent avoir des sous-projets, par exemple le site vitrine et la boutique en ligne. Lorsqu’un client accepte un devis pour un projet plus important, le bouton Créer un projet avec des tâches transforme chaque ligne du devis en tâche, et les lignes en heures deviennent l’estimation d’heures de la tâche. Rien n’est ressaisi.
Chaque demande devient une tâche
Quand une nouvelle demande arrive, la cheffe de projet la place aussitôt sur le tableau du projet :
- 1Elle ajoute une tâche avec un titre clair, par exemple « Formulaire de demande sur la page Contact ».
- 2Elle choisit le responsable (il peut y en avoir plusieurs), le Début et l’Échéance, ainsi que la priorité : basse, normale, haute ou urgente.
- 3Elle saisit les Heures estimées et joint les fichiers envoyés par le client.
- 4Une tâche plus importante est découpée en sous-tâches, et l’avancement apparaît directement sur la carte.
- 5Quand le développeur a terminé, il déplace la tâche dans la colonne En relecture. La cheffe de projet la vérifie, puis la clôture ou la renvoie en cours.
Le tableau comporte les colonnes Idées, Ouvert, En cours, En relecture et Terminé. Les questions et réponses sur une tâche restent dans ses commentaires, pas dans les e-mails, et un collègue qui reprend la tâche plus tard les retrouve aussi.
Une demande reçue dans la messagerie ne se perd pas dans la conversation : une tâche se crée directement à partir d’un message dans Discussion. Avec @ et un nom, la cheffe de projet mentionne un collègue, qui reçoit une notification.
Les échéances sur la chronologie
Dans Travail → Projets, le bouton Chronologie affiche chaque tâche comme une barre du début à l’échéance. La vue sur 2 semaines, un mois ou 3 mois peut être regroupée Par projet ou Par personne. Les tâches en retard ont une bordure rouge et une ligne verticale rouge marque le jour même. Avant de s’engager sur une date avec un nouveau client, la cheffe de projet voit qui sera disponible dans les semaines à venir et où les travaux se chevauchent.
Chaque développeur voit son propre travail sur le tableau de bord, la cheffe de projet les tâches en attente de relecture. Plus besoin d’interroger chacun sur l’avancement.
Les petites demandes des clients via le portail
Les clients déposent eux-mêmes leurs petites demandes. Dans Travail → Demandes des clients, la cheffe de projet clique sur Inviter un client et lui envoie le lien du portail client. Sur le portail, le client ne voit que ses propres demandes, les réponses et leur statut, jamais les tâches de l’agence ni les autres clients. Avec Planifier, elle saisit l’estimation d’heures, le trimestre et le projet : une tâche est créée et le client reçoit un e-mail à chaque changement de statut.
Heures sur les tâches et facturation
Les développeurs saisissent leurs heures dans Rapports de travail → Journal de travail en choisissant la tâche, au fil de l’eau ou en fin de semaine. Une fois la facturation à partir des tâches activée par l’administrateur, la cheffe de projet ouvre en fin de mois Finances → Tâches à facturer, choisit le client et voit les lignes par tâche et par personne avec les heures et le taux horaire. Elle les vérifie et clique sur Continuer vers la facture pour préparer la facture dans le logiciel comptable relié. Chaque saisie n’est facturée qu’une fois : le mois suivant, il ne reste que les nouvelles heures.
Ce qui a changé
Les demandes des clients ont un seul endroit. Chaque tâche a un responsable et une échéance, et la cheffe de projet repère un retard sur la chronologie avant que le client ne le remarque. À la facturation, plus besoin de deviner combien d’heures sont allées à quel client, puisqu’elles sont saisies sur les tâches du projet de ce client. Les rapports par tâche montrent aussi quels projets ont dépassé l’estimation, ce qui aide pour le devis suivant.
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