Príklad: webová agentúra so šiestimi vývojármi a jedným projektovým manažérom pracuje pre približne dvadsať klientov. Požiadavky prichádzajú e-mailom, telefonicky, v správach aj na stretnutiach. Manažér si ich zapisuje do tabuľky, vývojári do vlastných poznámok. Na konci mesiaca sa ukáže, že jedna požiadavka uviazla v schránke, iná bola urobená dvakrát a o tretej nikto nevie, kto ju má.
Je to ilustrácia, v ktorej sa spozná mnoho agentúr. Nižšie nájdete, ako taký tím zorganizovať v NodiTeame: každý klient má vlastný projekt, každá požiadavka sa stane úlohou s riešiteľom a termínom a nič nezostane iba v niečej schránke.
Čo prekážalo
- ✓Požiadavky boli roztrúsené v e-mailoch, chate a poznámkach zo stretnutí.
- ✓Nebolo jasné, kto robí čo a dokedy.
- ✓Aby manažér zistil, kde je projekt, musel sa pýtať každého vývojára zvlášť.
- ✓Hodiny sa zapisovali spamäti na konci mesiaca, takže faktúry nezodpovedali vykonanej práci.
Jeden projekt pre každého klienta
V časti Práca → Projekty manažér vytvorí projekt pre každého klienta a pri úprave pridá zákazníka. Väčší klienti môžu mať podprojekty, napríklad web a e-shop. Keď klient prijme cenovú ponuku na väčšiu zákazku, tlačidlo Vytvoriť projekt s úlohami premení každý riadok ponuky na úlohu a riadky v hodinách sa stanú odhadom hodín úlohy. Nič sa neprepisuje.
Každá požiadavka sa stane úlohou
Keď príde nová požiadavka, manažér ju presunie rovno na nástenku projektu:
- 1Pridá na nástenku projektu úlohu s jasným názvom, napríklad „Kontaktný formulár na stránke Kontakt“.
- 2Vyberie riešiteľa (môže ich byť viac), Začiatok a Termín a prioritu: nízku, normálnu, vysokú alebo naliehavú.
- 3Zadá Odhadované hodiny a priloží súbory, ktoré klient poslal.
- 4Väčšiu úlohu rozdelí na podúlohy a pokrok vidno priamo na karte.
- 5Keď je vývojár hotový, presunie úlohu do stĺpca Na kontrole. Manažér ju skontroluje a uzavrie alebo vráti.
Nástenka má stĺpce Nápady, Otvorené, Prebieha, Na kontrole a Ukončené. Otázky a odpovede k úlohe zostávajú v komentároch úlohy, nie v e-mailoch, takže ich nájde aj kolega, ktorý úlohu neskôr prevezme.
Požiadavka, ktorá príde v chate, nezapadne v konverzácii: úlohu možno vytvoriť priamo zo správy v Chate. Pomocou @ a mena manažér spomenie kolegu, ktorý potom dostane oznámenie.
Termíny na časovej osi
V časti Práca → Projekty tlačidlo Časová os zobrazí každú úlohu ako pruh od začiatku po termín. Zobrazenie na 2 týždne, mesiac alebo 3 mesiace možno zoskupiť Podľa projektu alebo Podľa osoby. Úlohy po termíne majú červený okraj a červená zvislá čiara označuje dnešok. Skôr než sa manažér s novým klientom dohodne na termíne, vidí, kto bude v nasledujúcich týždňoch voľný a kde sa práca prekrýva.
Každý vývojár vidí svoju prácu na úvodnej obrazovke a manažér vidí úlohy čakajúce na kontrolu. Nikoho sa netreba postupne pýtať, kde je projekt.
Menšie želania klientov cez portál
Menšie želania zadávajú klienti sami. V časti Práca → Požiadavky zákazníkov manažér klikne na Pozvať zákazníka a pošle mu odkaz na zákaznícky portál. Na portáli klient vidí iba svoje želania, odpovede a stav, nikdy nie úlohy agentúry ani iných klientov. Tlačidlom Naplánovať manažér zadá odhad hodín, štvrťrok a projekt, vznikne úloha a klient dostane e-mail pri každej zmene stavu.
Hodiny na úlohách a fakturácia
Vývojári zapisujú hodiny v časti Výkazy práce → Denník práce a pri tom vyberú úlohu, priebežne alebo na konci týždňa. Keď správca zapne fakturáciu z úloh, manažér na konci mesiaca otvorí Financie → Úlohy na fakturáciu, vyberie klienta a vidí riadky podľa úloh a osôb s hodinami a hodinovou sadzbou. Skontroluje ich a klikne na Pokračovať na faktúru. Každý zapísaný záznam sa fakturuje iba raz, takže budúci mesiac zostanú iba nové hodiny.
Čo sa zmenilo
Požiadavky klientov majú jedno miesto. Každá úloha má riešiteľa a termín a manažér si omeškanie na časovej osi všimne skôr než klient. Pri fakturácii sa už nehádže, koľko hodín išlo ktorému klientovi, pretože hodiny sa zapisujú na úlohy v projekte daného klienta. Prehľady úloh navyše ukážu, ktoré projekty si vyžiadali viac hodín, než sa odhadovalo, čo pomôže pri ďalšej cenovej ponuke.