Postup práce
Takto plynie práca v NodiTeame
Všetka práca pre klientov prechádza tými istými krokmi. NodiTeam prenáša údaje z jedného kroku do ďalšieho, takže nikdy nič neprepisujete.
01
Príjem
Práca prichádza ako cenová ponuka alebo požiadavka klienta
Väčšie zákazky začínajú cenovou ponukou. Keď ju klient prijme cez odkaz, vznikne z nej projekt s úlohami a odhadmi hodín. Menšie požiadavky zadávajú klienti sami na zákazníckom portáli.
- Z cenovej ponuky sa stane projekt s úlohami
- Odhad hodín sa prenesie na úlohu
- Zákaznícky portál: každý klient vidí iba svoje požiadavky
- Požiadavky plánujete do štvrťroka, klient vidí „Naplánované · Q2“
02
Plán
Úloha dostane riešiteľa, termín a prioritu
Rozvrhnite prácu na nástenke. Každá úloha má riešiteľov, dátum začiatku a termín, prioritu a projekt. Časová os ukáže, či sa niečo prekrýva a kde vzniknú omeškania.
- Viacero riešiteľov na jednej úlohe
- Priority: nízka, normálna, vysoká, naliehavá
- Časová os na 2 týždne, mesiac alebo 3 mesiace
- Zobrazenie podľa projektu alebo osoby
03
Práca
Tím pracuje a zapisuje hodiny na úlohu
Každý vidí na úvodnej obrazovke časť Moja práca. Úloha obsahuje popis, podúlohy, prílohy a komentáre. Hodiny sa zapisujú do denníka práce k úlohe, priebežne alebo na konci týždňa.
- Podúlohy s pokrokom na karte
- Prílohy a komentáre pri úlohe
- Denník práce s hodinami podľa klientov a úloh
- Zápis hodín priamo z Telegramu
04
Kontrola
Hotová práca ide na kontrolu, schválená sa uzavrie
Keď riešiteľ označí úlohu ako dokončenú, presunie sa do stĺpca Na kontrole. Vedúci ju skontroluje a buď uzavrie, alebo vráti. Dokončená úloha sa automaticky zapíše do denníka práce riešiteľa.
- Stĺpec Na kontrole na úvodnej obrazovke vedúceho
- Uzavreté úlohy sa nestratia, zostávajú v archíve
- Ak úloha vznikla z požiadavky, klient dostane oznámenie
05
Fakturácia
Z hodín vznikne prehľad a faktúra
Na konci mesiaca pripravte pre každého klienta prehľad vykonanej práce (PDF, Word alebo Excel). Úlohy na fakturáciu zobrazujú hodiny podľa úloh a osôb s hodinovými sadzbami: skontrolujte ich a vystavte faktúru.
- Mesačný prehľad pre klienta v troch formátoch
- Hodiny × hodinová sadzba každej osoby
- Každý záznam sa fakturuje iba raz
- Faktúra podľa pravidiel vašej krajiny alebo odoslaná do Xero či QuickBooks
A potom? Prehľady ukážu, ako ste pracovali
Prehľady úloh ukazujú hodiny podľa projektov v porovnaní s odhadom, hodiny podľa osôb a to, čo ešte nebolo vyfakturované. Takže viete, ktoré odhady boli príliš nízke a ktorý klient vám dlhuje najviac hodín.
Organizácia práce
Ako si zorganizovať prácu
Tri príklady tímov rôznej veľkosti: kto čo robí, čo nastavíte raz a ako sa dostanete od úlohy k faktúre. Každý má dve verzie: faktúra v NodiTeame alebo vo vašom účtovnom programe.
Samostatný odborník: pracuje sám pre viacerých klientov
Martin je samostatný vývojár a pracuje pre päť klientov. Hodiny zapisuje priebežne a na konci mesiaca dostane každý klient výkaz a faktúru.
Kto pracuje
- Martin: rola Správca. Vidí a upravuje všetko, aj faktúry.
- Klientov môže pozvať na zákaznícky portál, kde sami zadávajú požiadavky a vidia len svoje.
Nastavíte raz
- V Nastavenia firmy → Nastavenia úloh → Faktúry z úloh zaškrtne Vystavujem faktúry z úloh a zadá hodinovú sadzbu, napr. 50 € za hodinu.
- Pre každého stáleho klienta otvorí projekt a priradí k nemu klienta, napríklad projekt „E-shop“ pre Firma Vzor s.r.o.
- Mesačnú údržbu zapíše do Denník práce so zaškrtnutím Opakovať každý mesiac.
Takto prebieha práca
- Klient zadá požiadavku na portáli: „Pridať platbu kartou“. Martin z nej urobí úlohu T-12 s termínom a odhadom hodín.
- Keď pracuje, zapisuje hodiny k úlohe do Denník práce, napr. 2 h, priebežne alebo na konci týždňa; môže aj z telefónu cez Telegram.
- Keď je úloha hotová, presunie ju na kontrolu alebo ju uzavrie. Klient na portáli vidí, že požiadavka je vybavená.
- Na konci mesiaca vo Výkazy práce → Mesačné výkazy exportuje výkaz pre klienta (PDF, Word alebo Excel).
Ak faktúry vystavujete v NodiTeame
- V Financie → Úlohy na fakturáciu vyberie klienta. Riadky „T-12 Platba kartou – Martin“ sú už pripravené s hodinami a cenou.
- Klikne na Pokračovať na faktúru a vystaví faktúru; hodiny sa označia ako vyfakturované a už sa neponúknu.
- Účtovníkovi pošle Export pre účtovníka.
Ak faktúry vystavujete v účtovnom programe
- Raz prepojí program v Nastavenia firmy → Faktúry (kľúč API alebo tlačidlo Pripojiť).
- V Úlohy na fakturáciu pripraví riadky a faktúru vystaví v prepojenom programe.
- Číslo a PDF sa vrátia do NodiTeamu; ak koncept v programe vymaže, hodiny sa vrátia medzi nevyfakturované.
Žiadna hodina nezostane nevyfakturovaná: každý záznam sa fakturuje raz a dlhé úlohy priebežne každý mesiac.
Malý tím: vedúci a dvaja kolegovia
V agentúre Príklad s.r.o. Peter získava klientov a posiela cenové ponuky, Tomáš a Lukáš pracujú na úlohách.
Kto pracuje
- Peter: rola Správca. Cenové ponuky, projekty, rozdelenie práce a faktúry.
- Tomáš a Lukáš: rola Pracovník. Vidia úlohy, pracujú na svojich a zapisujú hodiny. Faktúry nevidia.
Nastavíte raz
- Peter pridá Tomáša a Lukáša do Používatelia firmy a každému zadá hodinovú sadzbu.
- Zapne Faktúry z úloh a predvolenú hodinovú sadzbu pre réžijnú prácu.
- Na tabuli pripraví stĺpce a farby stavov, napríklad Na urobenie, V práci, Na kontrole, Hotové.
Takto prebieha práca
- Peter pošle klientovi cenovú ponuku na novú webstránku. Keď ju klient potvrdí cez odkaz, vznikne z nej projekt s úlohami a odhadmi hodín.
- Na tabuli pridelí úlohy: dizajn Lukášovi, programovanie Tomášovi; každá dostane začiatok, termín a prioritu.
- Na Časovej osi Peter vidí, či sa niečo prekrýva a kde vznikne meškanie.
- Tomáš a Lukáš vidia na nástenke svoje úlohy, pracujú a zapisujú hodiny. Otázky riešia v Chate pri úlohe.
- Hotová úloha ide do stĺpca Na kontrole, Peter ju skontroluje a uzavrie.
Ak faktúry vystavujete v NodiTeame
- Na konci mesiaca Peter v Úlohy na fakturáciu vyberie klienta: riadky sú podľa úloh a osôb (hodiny × hodinová sadzba danej osoby).
- Pridá réžijnú prácu, napríklad stretnutie s klientom, a vystaví faktúru.
- V Prehľady porovná odhadované hodiny so skutočnými a vidí, či sa projekt oplatil.
Ak faktúry vystavujete v účtovnom programe
- Peter raz prepojí program v Nastavenia firmy → Faktúry.
- V Úlohy na fakturáciu pripraví riadky a pošle ich do programu, kde vznikne faktúra alebo koncept.
- Číslo a PDF sa vrátia do NodiTeamu, účtovanie zostáva u účtovníka v programe.
Kolegovia sa nemusia starať o fakturáciu: len pracujú a zapisujú hodiny. Vedúci vidí, koľko môže vyfakturovať.
Väčší tím: správca, kancelária a viac kolegov
Vo firme Príklad s.r.o. je Jana majiteľka a správkyňa, Zuzana vedie kanceláriu a Tomáš, Lukáš a Marek pracujú pre klientov.
Kto pracuje
- Jana: rola Správca. Nastavenia, používatelia, predplatné a prehľady.
- Zuzana: rola Kancelária. Cenové ponuky, projekty, klienti, faktúry a platby.
- Tomáš, Lukáš a Marek: rola Pracovník. Úlohy, hodiny a chat.
Nastavíte raz
- Jana pridá používateľov s rolami a hodinovými sadzbami, zapne Faktúry z úloh a schvaľovanie dovoleniek.
- Zuzana pozve stálych klientov na zákaznícky portál.
- Pre každého klienta otvoria projekt s klientom, aby sa hodiny samy ponúkli správnemu klientovi.
Takto prebieha práca
- Klienti zadávajú požiadavky na portáli. Zuzana ich prejde a naplánuje do štvrťroka; klient vidí „Naplánované · Q2“.
- Z požiadavky vznikne úloha s riešiteľom, termínom a prioritou. Na časovej osi podľa ľudí Zuzana vidí, kto je vyťažený.
- Kolegovia pracujú, zapisujú hodiny a po dokončení presunú úlohu na kontrolu.
- Jana na nástenke Prehľad a v časti Prehľady sleduje hodiny podľa projektov a ľudí a otvorené úlohy.
Ak faktúry vystavujete v NodiTeame
- Zuzana na konci mesiaca v Úlohy na fakturáciu pripraví faktúru pre každého klienta a vystaví ju.
- Platby zapisuje vo Faktúry, klient dostane spolu s faktúrou mesačný výkaz práce.
- Účtovníkovi pošle Export pre účtovníka.
Ak faktúry vystavujete v účtovnom programe
- Jana raz prepojí program v Nastavenia firmy → Faktúry.
- Zuzana v Úlohy na fakturáciu pripraví riadky a faktúru vystaví v programe.
- Číslo a PDF sa vrátia do NodiTeamu, platby a účtovanie zostanú v programe.
Práca, hodiny a fakturácia sú oddelené podľa rolí, ale prepojené: nič sa neprepisuje z jedného nástroja do druhého.
Čo platí vo vašej krajine?
Či môžete vystavovať faktúry v NodiTeame a s ktorými programami sa NodiTeam prepojí, závisí od krajiny, v ktorej má firma sídlo.
Vyskúšajte postup práce na vlastnom projekte
14 dní zadarmo. Otvorte projekt, pridajte pár úloh a pozvite svoj tím.