Příklad: webová agentura se šesti vývojáři a jedním projektovým manažerem pracuje pro zhruba dvacet zákazníků. Požadavky přicházejí e-mailem, telefonem, ve zprávách i na schůzkách. Manažer je zapisuje do tabulky, vývojáři do vlastních poznámek. Na konci měsíce se ukáže, že jeden požadavek uvízl ve schránce, jiný byl udělán dvakrát a u třetího nikdo neví, kdo ho má.
Je to ilustrace, ve které se pozná mnoho agentur. Níže je popsáno, jak takový tým zorganizovat v NodiTeam: každý zákazník má vlastní projekt, každý požadavek se stane úkolem s řešitelem a termínem a nic nezůstane jen v něčí schránce.
Co překáželo
- ✓Požadavky byly rozházené v e-mailu, chatu a poznámkách ze schůzek.
- ✓Nebylo jasné, kdo co dělá a do kdy.
- ✓Aby manažer věděl, kde projekt stojí, musel se ptát každého vývojáře zvlášť.
- ✓Hodiny se zapisovaly z paměti na konci měsíce, takže faktury neodpovídaly odvedené práci.
Jeden projekt na zákazníka
V části Práce → Projekty manažer založí projekt pro každého zákazníka a při úpravě k němu přidá zákazníka. Větší zákazníci mohou mít podprojekty, například web a e-shop. Když zákazník přijme cenovou nabídku na větší zakázku, tlačítko Vytvořit projekt s úkoly změní každou položku nabídky v úkol a položky v hodinách se stanou odhadem hodin úkolu. Nic se nepřepisuje.
Každý požadavek se stane úkolem
Když přijde nový požadavek, manažer ho přesune rovnou na nástěnku projektu:
- 1Přidá na nástěnku projektu úkol s jasným názvem, například „Poptávkový formulář na stránce Kontakt“.
- 2Vybere řešitele (může jich být více), Zahájení a Termín a prioritu: nízkou, normální, vysokou nebo naléhavou.
- 3Zadá Odhadované hodiny a přiloží soubory, které zákazník poslal.
- 4Větší úkol rozdělí na podúkoly a postup se zobrazuje přímo na kartě.
- 5Když je vývojář hotový, přesune úkol do sloupce Ke kontrole. Manažer ho zkontroluje a uzavře, nebo vrátí.
Nástěnka má sloupce Nápady, Otevřeno, Probíhá, Ke kontrole a Dokončeno. Dotazy a odpovědi k úkolu zůstávají v komentářích úkolu, ne v e-mailu, takže je najde i kolega, který úkol později převezme.
Požadavek, který přijde v chatu, nezapadne v konverzaci: úkol lze vytvořit přímo ze zprávy v Chatu. Pomocí @ a jména manažer zmíní kolegu, který pak dostane upozornění.
Termíny na časové ose
V části Práce → Projekty ukáže tlačítko Časová osa každý úkol jako pruh od zahájení do termínu. Zobrazení na 2 týdny, měsíc nebo 3 měsíce lze seskupit Podle projektu nebo Podle osoby. Úkoly po termínu mají červený rámeček a červená svislá čára označuje dnešek. Než manažer dohodne termín s novým zákazníkem, vidí, kdo bude v příštích týdnech volný a kde se práce překrývá.
Každý vývojář vidí v přehledu svou práci a manažer vidí úkoly čekající na kontrolu. Nikoho není třeba obcházet a ptát se, kde projekt stojí.
Menší přání zákazníků přes portál
Menší přání zadávají zákazníci sami. V části Práce → Požadavky zákazníků manažer klikne na Pozvat zákazníka a pošle mu odkaz na zákaznický portál. Na portálu zákazník vidí jen svá přání, odpovědi a stav, nikdy úkoly agentury ani jiné zákazníky. Tlačítkem Naplánovat manažer zadá odhad hodin, čtvrtletí a projekt, vznikne úkol a zákazník dostane e-mail při každé změně stavu.
Hodiny u úkolů a fakturace
Vývojáři zapisují své hodiny v části Výkazy práce → Deník práce a přitom vyberou úkol, průběžně nebo na konci týdne. Jakmile správce zapne fakturaci z úkolů, manažer na konci měsíce otevře Finance → Úkoly k fakturaci, vybere zákazníka a vidí řádky podle úkolu a osoby s hodinami a hodinovou sazbou. Zkontroluje je a klikne na Pokračovat k faktuře. Každý zapsaný záznam se vyfakturuje jen jednou, takže příští měsíc zbudou jen nové hodiny.
Co se změnilo
Požadavky zákazníků mají jedno místo. Každý úkol má řešitele a termín a manažer zpoždění na časové ose zachytí dřív než zákazník. Při fakturaci už nikdo neodhaduje, kolik hodin šlo na kterého zákazníka, protože hodiny se zapisují k úkolům v projektu daného zákazníka. Přehledy úkolů navíc ukazují, které projekty zabraly víc hodin, než se odhadovalo, což pomůže u další cenové nabídky.