Příklad: marketingová agentura s pěti lidmi, kteří se starají o texty, grafiku a reklamu pro zhruba patnáct klientů. Většina klientů platí podle hodin. Každý si hodiny vede po svém: jeden v tabulce, druhá v sešitě, třetí je na konci měsíce rekonstruuje z kalendáře. V prvním týdnu měsíce vedoucí sbírá tabulky, sčítá hodiny podle klientů a přepisuje je do faktur. Část hodin se každý měsíc ztratí, protože si na ně už nikdo nevzpomene.
Jde o ilustrační příklad, který zná mnohá agentura. Dále je popsáno, jak v NodiTeamu zapisujete hodiny průběžně na úkoly a na konci měsíce z nich vystavíte fakturu bez ručního sčítání.
Co brzdilo práci
- ✓Hodiny byly v různých tabulkách a sešitech, každý je vedl jinak.
- ✓Ze zápisů nebylo jasné, pro kterého klienta a na jakém úkolu se pracovalo.
- ✓Sčítání a přepisování do faktur zabralo každý měsíc den nebo dva.
- ✓Klienti se ptali, za co přesně platí, a odpověď bylo nutné poskládat z více zdrojů.
Nastavení: hodinové sazby a zákazník na projektu
Administrátor v Nastavení firmy → Faktury z úkolů zaškrtne Vystavuji faktury z úkolů a zadá výchozí hodinovou sazbu. U Uživatelů zadá sazbu každému, kdo pracuje na úkolech, například jinou pro grafičku a pro vedoucího reklamy. Kdo nemá vlastní sazbu, má výchozí.
V Práce → Projekty má každý klient vlastní projekt a při úpravě se k němu přidá zákazník. Hodiny na úkolech tohoto projektu se tak samy nabídnou správnému zákazníkovi k fakturaci.
Hodiny průběžně, na správný úkol
Kolegové zapisují hodiny v Výkazy práce → Deník práce: datum, zákazníka, hodiny a krátký popis, při zápisu vyberou i úkol. Zapisovat mohou průběžně, na konci dne nebo týdne. Pod popisem je pole Další položky, kde se řádky s »-« změní na odrážky, například vše, co se udělalo pro reklamní kampaň.
Kdo má raději mobil, zapisuje hodiny přes Telegram. Každý zákazník má vlastní skupinu s botem a to, co do ní napíšete, například »2h Texty pro podzimní kampaň«, se zapíše do vašeho deníku pod tohoto zákazníka. Vpravo v deníku jsou hodiny Podle zákazníka, takže každý průběžně vidí, kolik tento měsíc pracoval pro koho.
Faktura na konci měsíce
První den v měsíci vedoucí vystaví faktury za pár minut:
- 1Otevře Finance → Úkoly k fakturaci. Vlevo jsou zákazníci s nevyfakturovanými hodinami; období může omezit poli Od a Do.
- 2Vybere zákazníka. Zobrazí se řádky »T-12 Název úkolu – Jméno Příjmení« s hodinami a hodinovou sazbou dané osoby.
- 3Text, hodiny a sazbu může upravit, řádky přesunout šipkami a nepotřebné odškrtnout.
- 4Přes Přidat režijní práci přidá hodiny, které nebyly na žádném úkolu, například schůzku s klientem.
- 5Zkontroluje odběratele a klikne na Pokračovat k faktuře. Otevře se formulář faktury se všemi řádky; pokud jsou všechny hodiny z minulého měsíce, datum plnění je už nastavené na celý měsíc.
Fakturu vystaví s QR Platbou přímo v aplikaci. Při vystavení se hodiny označí jako Vyfakturováno a už se nenabízejí. Dlouhé úkoly se tak fakturují průběžně: příští měsíc zůstanou jen nové hodiny.
Výkaz, kterému klient rozumí
V Výkazy práce → Měsíční výkazy vedoucí vybere zákazníka a měsíc. Výkaz má hlavičku s dodavatelem a objednatelem, všechny zápisy s popisy a celkové hodiny. Tlačítky PDF, Word nebo Excel ho stáhne a pošle spolu s fakturou. Na otázku »za co přesně platíme« je odpověď v příloze.
Pokud je nutné fakturu stornovat dobropisem, hodiny se vrátí mezi nevyfakturované a nabídnou se na další faktuře.
Co se změnilo
Hodiny se zapisují průběžně a vždy na zákazníka a úkol, takže se neztrácejí. Na konci měsíce se už nesčítají tabulky: řádky faktury jsou připravené a vedoucí je jen zkontroluje. Klient dostane fakturu s výkazem, ze kterého je jasné, kdo co dělal. Protože se každá hodina fakturuje jen jednou, nevzniká dvojí fakturace ani zapomenuté hodiny.