Postup práce
Takhle plyne práce v NodiTeam
Veškerá práce pro zákazníky prochází stejnými kroky. NodiTeam přenáší data z jednoho kroku do dalšího, takže nikdy nic nepřepisujete.
01
Příjem
Práce přichází jako cenová nabídka nebo požadavek zákazníka
Větší zakázky začínají cenovou nabídkou. Jakmile ji zákazník přijme přes odkaz, vznikne z ní projekt s úkoly a odhady hodin. Menší požadavky zadávají zákazníci sami na zákaznickém portálu.
- Z cenové nabídky vznikne projekt s úkoly
- Odhad hodin se přenese k úkolu
- Zákaznický portál: každý zákazník vidí jen své požadavky
- Požadavky plánujete do čtvrtletí, zákazník vidí „Naplánováno · Q2“
02
Plán
Úkol dostane řešitele, termín a prioritu
Rozvrhněte práci na nástěnce. Každý úkol má řešitele, zahájení a termín, prioritu a projekt. Časová osa ukáže, jestli se něco překrývá a kde dojde ke zpoždění.
- Více řešitelů u jednoho úkolu
- Priority: nízká, normální, vysoká, naléhavá
- Časová osa na 2 týdny, měsíc nebo 3 měsíce
- Zobrazení podle projektu nebo podle osoby
03
Práce
Tým pracuje a zapisuje hodiny k úkolu
Každý vidí v přehledu svou sekci Moje práce. Úkol obsahuje popis, podúkoly, přílohy a komentáře. Hodiny se zapisují do deníku práce k úkolu, průběžně nebo na konci týdne.
- Podúkoly s postupem na kartě
- Přílohy a komentáře u úkolu
- Deník práce s hodinami podle zákazníka a úkolu
- Zápis hodin rovnou z Telegramu
04
Kontrola
Hotová práce jde ke kontrole, schválená se uzavře
Když řešitel označí úkol jako hotový, přesune se do sloupce Ke kontrole. Vedoucí ho zkontroluje a buď uzavře, nebo vrátí. Hotový úkol se automaticky zapíše do deníku práce řešitele.
- Sloupec Ke kontrole v přehledu vedoucího
- Uzavřené úkoly se neztratí, zůstávají v archivu
- Pokud úkol vznikl z požadavku, zákazník dostane upozornění
05
Fakturace
Z hodin vznikne přehled a faktura
Na konci měsíce připravte pro každého zákazníka přehled odvedené práce (PDF, Word nebo Excel). Úkoly k fakturaci ukazují hodiny podle úkolu a osoby s hodinovými sazbami: zkontrolujte je a vystavte fakturu.
- Měsíční přehled pro zákazníka ve třech formátech
- Hodiny × hodinová sazba každé osoby
- Každý záznam se vyfakturuje jen jednou
- Faktura podle pravidel vaší země, nebo odeslaná do Xero či QuickBooks
A potom? Přehledy ukážou, jak jste pracovali
Přehledy úkolů ukazují hodiny podle projektu v porovnání s odhadem, hodiny podle osoby a to, co ještě nebylo vyfakturováno. Víte tak, které odhady byly příliš nízké a který zákazník vám dluží nejvíc hodin.
Organizace práce
Jak si zorganizovat práci
Tři příklady týmů různé velikosti: kdo co dělá, co nastavíte jednou a jak se dostanete od úkolu k faktuře. Každý má dvě varianty: faktura v NodiTeamu, nebo ve vašem účetním programu.
Samostatný odborník: sám pracuje pro více zákazníků
Jan je vývojář na volné noze a pracuje pro pět zákazníků. Hodiny zapisuje průběžně, na konci měsíce dostane každý zákazník výkaz a fakturu.
Kdo pracuje
- Jan: role Správce. Vidí a upravuje vše, včetně faktur.
- Zákazníky může pozvat na Zákaznický portál, kde sami zadávají požadavky a vidí jen to své.
Nastavíte jednou
- V Nastavení firmy → Úkoly → Faktury z úkolů zaškrtne Vystavuji faktury z úkolů a zadá hodinovou sazbu, např. 50 € za hodinu.
- Pro každého stálého zákazníka založí projekt a přiřadí mu zákazníka, například projekt „E-shop“ pro Firma Vzorek s.r.o.
- Měsíční údržbu zapíše do Deník práce se zaškrtnutím Opakovat každý měsíc.
Takhle probíhá práce
- Zákazník zadá na portálu požadavek: „Přidat platbu kartou“. Jan z něj udělá úkol T-12 s termínem a odhadem hodin.
- Při práci zapisuje hodiny k úkolu do Deník práce, např. 2 h, průběžně nebo na konci týdne; může i z telefonu přes Telegram.
- Když je úkol hotový, přesune ho ke kontrole nebo ho uzavře. Zákazník na portálu vidí, že je požadavek vyřešen.
- Na konci měsíce v Výkazy práce → Měsíční výkazy vyexportuje výkaz pro zákazníka (PDF, Word nebo Excel).
Pokud faktury vystavujete v NodiTeamu
- V Finance → Úkoly k fakturaci vybere zákazníka. Řádky „T-12 Platba kartou – Jan“ jsou už připravené s hodinami a cenou.
- Klikne na Pokračovat k faktuře a fakturu vystaví; hodiny se označí jako vyfakturované a už se znovu nenabídnou.
- Účetní pošle Export pro účetní.
Pokud faktury vystavujete v účetním programu
- Jednou propojí program v Nastavení firmy → Faktury (klíč API nebo tlačítko Připojit).
- V Úkoly k fakturaci připraví řádky a fakturu vystaví v propojeném programu.
- Číslo a PDF se vrátí do NodiTeamu; pokud koncept v programu smaže, hodiny se vrátí mezi nevyfakturované.
Žádná hodina nezůstane nevyfakturovaná: každý zápis se vyfakturuje jednou, dlouhé úkoly průběžně každý měsíc.
Malý tým: vedoucí a dva kolegové
V agentuře Příklad s.r.o. získává Petr zákazníky a posílá cenové nabídky, Tomáš a Jakub pracují na úkolech.
Kdo pracuje
- Petr: role Správce. Cenové nabídky, projekty, rozdělení práce a faktury.
- Tomáš a Jakub: role Pracovník. Vidí úkoly, pracují na svých a zapisují hodiny. Faktury nevidí.
Nastavíte jednou
- Petr přidá Tomáše a Jakuba v Uživatelé firmy a každému zadá hodinovou sazbu.
- Zapne Faktury z úkolů a výchozí hodinovou sazbu pro režijní práci.
- Na nástěnce připraví sloupce a barvy stavů, například K udělání, V práci, Ke kontrole, Hotovo.
Takhle probíhá práce
- Petr pošle zákazníkovi cenovou nabídku na nový web. Jakmile ji zákazník potvrdí přes odkaz, vznikne z ní projekt s úkoly a odhady hodin.
- Na nástěnce rozdělí úkoly: grafiku Jakub, programování Tomáš; každý dostane začátek, termín a prioritu.
- Na Časové ose Petr vidí, zda se něco nepřekrývá a kde hrozí zpoždění.
- Tomáš a Jakub vidí na nástěnce své úkoly, pracují a zapisují hodiny. Dotazy řeší v Chatu u úkolu.
- Hotový úkol jde do sloupce Ke kontrole, Petr ho zkontroluje a uzavře.
Pokud faktury vystavujete v NodiTeamu
- Na konci měsíce Petr v Úkoly k fakturaci vybere zákazníka: řádky jsou podle úkolů a osob (hodiny × hodinová sazba dané osoby).
- Přidá režijní práci, například schůzku se zákazníkem, a vystaví fakturu.
- V Přehledy porovná odhadované hodiny se skutečnými a vidí, zda se projekt vyplatil.
Pokud faktury vystavujete v účetním programu
- Petr jednou propojí program v Nastavení firmy → Faktury.
- V Úkoly k fakturaci připraví řádky a pošle je do programu, kde vznikne faktura nebo koncept.
- Číslo a PDF se vrátí do NodiTeamu, účtování zůstává u účetní v programu.
Kolegové se nemusí starat o fakturaci: jen pracují a zapisují hodiny. Vedoucí vidí, kolik může vyfakturovat.
Větší tým: správce, kancelář a více kolegů
Ve firmě Příklad s.r.o. je Jana majitelka a správkyně, Lenka vede kancelář a Tomáš, Jakub a Lukáš pracují pro zákazníky.
Kdo pracuje
- Jana: role Správce. Nastavení, uživatelé, předplatné a přehledy.
- Lenka: role Kancelář. Cenové nabídky, projekty, zákazníci, faktury a platby.
- Tomáš, Jakub a Lukáš: role Pracovník. Úkoly, hodiny a chat.
Nastavíte jednou
- Jana přidá uživatele s rolemi a hodinovými sazbami, zapne Faktury z úkolů a schvalování dovolených.
- Lenka pozve stálé zákazníky na Zákaznický portál.
- Pro každého zákazníka založí projekt se zákazníkem, aby se hodiny samy nabídly správnému zákazníkovi.
Takhle probíhá práce
- Zákazníci zadávají požadavky na portálu. Lenka je projde a naplánuje do čtvrtletí; zákazník vidí „Naplánováno · Q2“.
- Z požadavku vznikne úkol s řešitelem, termínem a prioritou. Na časové ose podle lidí Lenka vidí, kdo je vytížený.
- Kolegové pracují, zapisují hodiny a po dokončení přesunou úkol ke kontrole.
- Jana na Nástěnce a v Přehledech sleduje hodiny podle projektů a lidí a otevřené úkoly.
Pokud faktury vystavujete v NodiTeamu
- Lenka na konci měsíce v Úkoly k fakturaci připraví fakturu pro každého zákazníka a vystaví ji.
- Platby zapisuje ve Faktury, zákazník dostane spolu s fakturou měsíční výkaz práce.
- Účetní pošle Export pro účetní.
Pokud faktury vystavujete v účetním programu
- Jana jednou propojí program v Nastavení firmy → Faktury.
- Lenka v Úkoly k fakturaci připraví řádky a fakturu vystaví v programu.
- Číslo a PDF se vrátí do NodiTeamu, platby a účtování zůstávají v programu.
Práce, hodiny a fakturace jsou rozdělené podle rolí, ale propojené: nic se nepřepisuje z jednoho nástroje do druhého.
Co platí ve vaší zemi?
Zda můžete faktury vystavovat v NodiTeamu a s jakými programy se NodiTeam propojí, závisí na zemi sídla firmy.
Vyzkoušejte postup na vlastním projektu
14 dní zdarma. Založte projekt, přidejte pár úkolů a pozvěte svůj tým.