Tým pracuje celý týden, a přesto se na nástěnce nic nehýbe. Nejčastějším důvodem není lenost, ale příliš velké úkoly. „Nový web“ nebo „Přestavba CRM“ nejsou úkoly, ale projekty. Taková karta stojí týdny ve sloupci Probíhá a nikdo neví, kolik je z ní hotovo.
1. Úkol nanejvýš na pár dní práce
Dobrý úkol se dá dokončit za jeden až tři dny. Pokud odhad přesáhne 16 hodin, rozdělte ho. „Nákupní košík a platba kartou“ je dobrý úkol; „E-shop“ ne.
2. Jasný konec
Název úkolu by měl říkat, kdy je hotový. „Import 1 200 produktů z Excelu“ má jasný konec; „Produkty“ ne. Pokud konec nedokážete napsat, úkol ještě není připravený na nástěnku.
3. Jeden vlastník, více pomocníků
Na úkolu může pracovat více lidí, ale jeden by měl být hlavní řešitel, který ho posouvá dál. Pak je vždy jasné, koho se zeptat.
4. Podúkoly pro kroky, ne pro novou práci
Podúkoly jsou kroky v rámci úkolu: napojení platební brány, potvrzovací e-mail, testy. Když jsou všechny odškrtnuté, úkol je připravený ke kontrole. Pokud podúkol naroste v něco samostatného, udělejte z něj nový úkol.
5. Odhadujte hodiny a porovnávejte
Každému úkolu dejte odhad hodin. Po měsíci porovnejte odhady se zapsanými hodinami podle projektu. Rychle uvidíte, které druhy práce pravidelně podceňujete.
6. Kontrola před uzavřením
Sloupec Ke kontrole není byrokracie. Řešitel řekne, že je hotový, vedoucí to potvrdí. Hotovo tak opravdu znamená hotovo, i pro zákazníka.
Ve zkratce
- ✓Nanejvýš pár dní práce na úkol.
- ✓Název říká, kdy je hotovo.
- ✓Jeden hlavní řešitel.
- ✓Podúkoly pro kroky.
- ✓Odhadujte hodiny a po měsíci porovnejte.