El equipo trabaja toda la semana y, aun así, nada se mueve en el tablero. El motivo más habitual no es la pereza, sino tareas demasiado grandes. «Nueva web» o «Renovación del CRM» no son tareas, son proyectos. Una tarjeta así se queda semanas en la columna En curso y nadie sabe cuánto está hecho.
1. Una tarea, como mucho unos pocos días de trabajo
Una buena tarea se puede terminar en uno a tres días. Si la estimación supera las 16 horas, divídala. «Carrito de compra y pago con tarjeta» es una buena tarea; «Tienda online», no.
2. Un final claro
El título de la tarea debe decir cuándo está terminada. «Importar 1.200 productos desde Excel» tiene un final claro; «Productos», no. Si no puede escribir el final, la tarea todavía no está lista para el tablero.
3. Un responsable, varios colaboradores
En una tarea pueden trabajar varias personas, pero una debe ser el responsable principal que la hace avanzar. Así siempre está claro a quién preguntar.
4. Subtareas para los pasos, no para trabajo nuevo
Las subtareas son pasos dentro de una tarea: conectar la pasarela de pago, el correo de confirmación, las pruebas. Cuando están todas marcadas, la tarea está lista para revisión. Si una subtarea crece hasta convertirse en algo independiente, conviértala en una tarea nueva.
5. Estime las horas y compare
Dé a cada tarea una estimación de horas. Al cabo de un mes, compare las estimaciones con las horas registradas por proyecto. Verá enseguida qué tipos de trabajo subestima habitualmente.
6. Revisión antes de cerrar
La columna En revisión no es burocracia. El responsable dice que ha terminado y el jefe de equipo lo confirma. Así, terminado significa de verdad terminado, también para el cliente.
En resumen
- ✓Como mucho unos pocos días de trabajo por tarea.
- ✓El título dice cuándo está terminada.
- ✓Un único responsable principal.
- ✓Subtareas para los pasos.
- ✓Estime las horas y compare al cabo de un mes.
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