Werkwijze
Zo stroomt het werk door NodiTeam
Al het klantwerk doorloopt dezelfde stappen. NodiTeam neemt de gegevens mee van de ene stap naar de volgende, zodat u nooit iets overtypt.
01
Intake
Werk komt binnen als offerte of als klantverzoek
Grotere opdrachten beginnen met een offerte. Zodra de klant die via een link accepteert, wordt het een project met taken en urenschattingen. Kleinere verzoeken dienen klanten zelf in via het klantportaal.
- Een offerte wordt een project met taken
- De urenschatting gaat mee naar de taak
- Klantportaal: elke klant ziet alleen de eigen verzoeken
- U plant verzoeken in een kwartaal, de klant ziet ‘Gepland · Q2’
02
Plannen
De taak krijgt een uitvoerder, deadline en prioriteit
Zet het werk uit op het bord. Elke taak heeft uitvoerders, een start- en einddatum, een prioriteit en een project. De tijdlijn laat zien of er iets overlapt en waar vertraging ontstaat.
- Meerdere uitvoerders op dezelfde taak
- Prioriteiten: laag, normaal, hoog, urgent
- Tijdlijn voor 2 weken, een maand of 3 maanden
- Weergave per project of per persoon
03
Werk
Het team werkt en registreert uren op de taak
Iedereen ziet Mijn werk op het dashboard. De taak bevat de beschrijving, subtaken, bijlagen en opmerkingen. Uren gaan in het werklogboek op de taak, tussendoor of aan het eind van de week.
- Subtaken met voortgang op de kaart
- Bijlagen en opmerkingen bij de taak
- Werklogboek met uren per klant en taak
- Uren direct registreren via Telegram
04
Beoordeling
Afgerond werk gaat in beoordeling, goedgekeurd werk wordt gesloten
Als de uitvoerder een taak als klaar markeert, gaat die naar de kolom In beoordeling. De teamleider beoordeelt haar en sluit haar of stuurt haar terug. Een afgeronde taak wordt automatisch vastgelegd in het werklogboek van de uitvoerder.
- Kolom In beoordeling op het dashboard van de teamleider
- Gesloten taken gaan niet verloren, ze blijven in het archief
- Kwam de taak voort uit een verzoek, dan krijgt de klant een melding
05
Facturatie
Uren worden een rapport en een factuur
Maak aan het eind van de maand voor elke klant een rapport van het uitgevoerde werk (PDF, Word of Excel). Te factureren taken toont uren per taak en persoon met uurtarieven: controleer ze en maak de factuur.
- Maandrapport voor de klant in drie formaten
- Uren × het uurtarief van elke persoon
- Elke registratie wordt maar één keer gefactureerd
- Factuur volgens de regels van uw land, of verstuurd naar Xero of QuickBooks
En daarna? Rapporten laten zien hoe u hebt gewerkt
Takenrapporten tonen uren per project tegenover de schatting, uren per persoon en wat nog niet gefactureerd is. Zo weet u welke schattingen te laag waren en welke klant u de meeste uren verschuldigd is.
Werk organiseren
Hoe u het werk organiseert
Drie voorbeelden van teams van verschillende grootte: wie wat doet, wat u één keer instelt en hoe u van taak naar factuur komt. Elk voorbeeld heeft twee varianten: de factuur in NodiTeam of in uw boekhoudprogramma.
Zelfstandig specialist: werkt alleen voor meerdere klanten
Daan is freelance ontwikkelaar en werkt voor vijf klanten. Hij schrijft zijn uren direct, en aan het eind van de maand krijgt elke klant een rapport en een factuur.
Wie werkt er
- Daan: rol Beheerder. Ziet en bewerkt alles, ook facturen.
- Hij kan klanten uitnodigen voor het Klantportaal, waar ze zelf verzoeken indienen en alleen hun eigen zaken zien.
Eén keer instellen
- In Bedrijfsinstellingen → Taken → Facturen uit taken vinkt hij Ik geef facturen uit taken uit aan en vult een uurtarief in, bijvoorbeeld € 50 per uur.
- Voor elke vaste klant maakt hij een project aan en koppelt de klant eraan, bijvoorbeeld het project ‘Webshop’ voor Proefbedrijf B.V.
- Het maandelijkse onderhoud zet hij in het Werklogboek met het vinkje Elke maand herhalen.
Zo verloopt het werk
- Een klant dient op het portaal een verzoek in: ‘Betalen met creditcard toevoegen’. Daan maakt er taak T-12 van, met een deadline en een urenschatting.
- Tijdens het werk schrijft hij uren op de taak in het Werklogboek, bijvoorbeeld 2 uur, meteen of aan het eind van de week; dat kan ook vanaf de telefoon via Telegram.
- Als de taak klaar is, zet hij hem op beoordeling of sluit hem af. De klant ziet op het portaal dat het verzoek is afgehandeld.
- Aan het eind van de maand exporteert hij in Werkrapporten → Maandrapporten het rapport voor de klant (pdf, Word of Excel).
Als u facturen in NodiTeam uitgeeft
- In Financiën → Te factureren taken kiest hij de klant. De regels ‘T-12 Betalen met creditcard – Daan’ staan al klaar met uren en prijs.
- Hij klikt op Doorgaan naar factuur en geeft de factuur uit; de uren worden als gefactureerd gemarkeerd en komen niet opnieuw terug.
- Zijn boekhouder krijgt de Export voor de boekhouder.
Als u facturen in uw boekhoudprogramma uitgeeft
- Hij koppelt zijn programma één keer in Bedrijfsinstellingen → Facturen (API-sleutel of de knop Koppelen).
- In Te factureren taken zet hij de regels klaar en geeft de factuur uit in het gekoppelde programma.
- Het nummer en de pdf komen terug in NodiTeam; verwijdert hij het concept in het programma, dan gaan de uren terug naar ongefactureerd.
Geen uur blijft ongefactureerd: elke boeking wordt één keer gefactureerd, lange taken gewoon elke maand.
Klein team: een leidinggevende en twee collega's
Bij het bureau Voorbeeld B.V. haalt Mark klanten binnen en stuurt hij offertes; Lars en Bram werken aan de taken.
Wie werkt er
- Mark: rol Beheerder. Offertes, projecten, werkverdeling en facturen.
- Lars en Bram: rol Medewerker. Zien de taken, werken aan hun eigen taken en schrijven uren. Facturen zien ze niet.
Eén keer instellen
- Mark voegt Lars en Bram toe in Bedrijfsgebruikers en vult voor ieder een uurtarief in.
- Hij zet Facturen uit taken aan, met een standaard uurtarief voor overheadwerk.
- Op het bord maakt hij kolommen en statuskleuren aan, bijvoorbeeld Te doen, Bezig, In beoordeling, Klaar.
Zo verloopt het werk
- Mark stuurt een klant een offerte voor een nieuwe website. Zodra de klant die via de link bevestigt, wordt het een project met taken en urenschattingen.
- Op het bord verdeelt hij de taken: het ontwerp voor Bram, het programmeren voor Lars; ieder krijgt een startdatum, deadline en prioriteit.
- Op de Tijdlijn ziet Mark of er iets overlapt en waar vertraging dreigt.
- Lars en Bram zien hun taken op het dashboard, werken en schrijven uren. Vragen lossen ze op in de Chat bij de taak.
- Een afgeronde taak gaat naar de kolom In beoordeling; Mark bekijkt hem en sluit hem af.
Als u facturen in NodiTeam uitgeeft
- Aan het eind van de maand kiest Mark in Te factureren taken de klant: de regels zijn per taak en per persoon (uren × uurtarief van die persoon).
- Hij voegt overheadwerk toe, bijvoorbeeld een overleg met de klant, en geeft de factuur uit.
- In Rapporten vergelijkt hij de geschatte uren met de werkelijke en ziet hij of het project rendabel was.
Als u facturen in uw boekhoudprogramma uitgeeft
- Mark koppelt het programma één keer in Bedrijfsinstellingen → Facturen.
- In Te factureren taken zet hij de regels klaar en stuurt ze naar het programma, waar een factuur of concept ontstaat.
- Het nummer en de pdf komen terug in NodiTeam; de boekhouding blijft bij de boekhouder in het programma.
De collega’s hebben geen omkijken naar de facturatie: ze werken alleen en schrijven uren. De leidinggevende ziet hoeveel hij kan factureren.
Groter team: beheerder, kantoor en meer collega's
Bij Voorbeeld B.V. is Anouk eigenaar en beheerder, Sanne leidt het kantoor en Lars, Bram en Thijs werken voor de klanten.
Wie werkt er
- Anouk: rol Beheerder. Instellingen, gebruikers, abonnement en rapporten.
- Sanne: rol Kantoor. Offertes, projecten, klanten, facturen en betalingen.
- Lars, Bram en Thijs: rol Medewerker. Taken, uren en chat.
Eén keer instellen
- Anouk voegt de gebruikers toe met hun rollen en uurtarieven en zet Facturen uit taken en de goedkeuring van verlof aan.
- Sanne nodigt de vaste klanten uit voor het Klantportaal.
- Voor elke klant maken ze een project met die klant aan, zodat de uren vanzelf bij de juiste klant terechtkomen.
Zo verloopt het werk
- Klanten dienen verzoeken in op het portaal. Sanne bekijkt ze en plant ze in een kwartaal; de klant ziet ‘Gepland · Q2’.
- Uit het verzoek ontstaat een taak met een uitvoerder, deadline en prioriteit. Op de tijdlijn per persoon ziet Sanne wie bezet is.
- De collega’s werken, schrijven uren en zetten de taak na afloop op beoordeling.
- Anouk volgt op het Dashboard en in de Rapporten de uren per project en per persoon en de openstaande taken.
Als u facturen in NodiTeam uitgeeft
- Aan het eind van de maand maakt Sanne in Te factureren taken voor elke klant een factuur en geeft die uit.
- Betalingen registreert ze in Facturen; de klant krijgt samen met de factuur het maandelijkse werkrapport.
- De boekhouder krijgt de Export voor de boekhouder.
Als u facturen in uw boekhoudprogramma uitgeeft
- Anouk koppelt het programma één keer in Bedrijfsinstellingen → Facturen.
- Sanne zet in Te factureren taken de regels klaar en geeft de factuur uit in het programma.
- Het nummer en de pdf komen terug in NodiTeam; betalingen en boekhouding blijven in het programma.
Werk, uren en facturatie zijn per rol gescheiden, maar wel met elkaar verbonden: niets wordt van het ene programma in het andere overgetypt.
Wat geldt in uw land?
Of u facturen in NodiTeam kunt uitgeven en met welke programma’s NodiTeam koppelt, hangt af van het land waar uw bedrijf gevestigd is.
Probeer de werkwijze op uw eigen project
14 dagen gratis. Open een project, voeg een paar taken toe en nodig uw team uit.