Het team werkt de hele week, maar op het bord beweegt niets. De meest voorkomende reden is geen luiheid, maar taken die te groot zijn. ‘Nieuwe website’ of ‘CRM vernieuwen’ zijn geen taken, het zijn projecten. Zo’n kaart staat wekenlang in de kolom Bezig, en niemand weet hoeveel ervan af is.
1. Houd een taak op hooguit een paar dagen werk
Een goede taak is in één tot drie dagen af te ronden. Gaat de schatting boven de 16 uur, splits haar dan. ‘Winkelwagen en betalen met kaart’ is een goede taak; ‘Webshop’ niet.
2. Een duidelijk einde
De titel van de taak moet zeggen wanneer ze klaar is. ‘1.200 producten uit Excel importeren’ heeft een duidelijk einde; ‘Producten’ niet. Kunt u het einde niet opschrijven, dan is de taak nog niet klaar voor het bord.
3. Eén eigenaar, meerdere helpers
Er kunnen meerdere mensen aan een taak werken, maar één persoon moet de hoofduitvoerder zijn die haar vooruit helpt. Zo is altijd duidelijk wie u iets kunt vragen.
4. Subtaken voor stappen, niet voor nieuw werk
Subtaken zijn stappen binnen een taak: de betaalprovider koppelen, de bevestigingsmail, tests. Zijn ze allemaal afgevinkt, dan is de taak klaar voor beoordeling. Groeit een subtaak uit tot iets op zichzelf, maak er dan een nieuwe taak van.
5. Schat uren en vergelijk
Geef elke taak een urenschatting. Vergelijk na een maand de schattingen met de geregistreerde uren per project. U ziet al snel welk soort werk u stelselmatig onderschat.
6. Beoordelen voor het sluiten
De kolom In beoordeling is geen bureaucratie. De uitvoerder zegt dat het klaar is, de teamleider bevestigt het. Zo betekent klaar ook echt klaar, ook voor de klant.
Kort samengevat
- ✓Hooguit een paar dagen werk per taak.
- ✓De titel zegt wanneer het klaar is.
- ✓Eén hoofduitvoerder.
- ✓Subtaken voor stappen.
- ✓Schat uren en vergelijk na een maand.
Probeer NodiTeam met uw team
14 dagen gratis, zonder creditcard.